Документов больше, нагрузка – меньше: как компания оптимизировала работу с внештатниками

Чехол для перевозки домашних животных VOX

IT-инструменты, которые использует Сергей Сухоставец

  • расслабление
  • парящий
  • асана
  • телеграф

Для компаний работа с разовыми исполнителями услуг может ложиться тяжелым бременем на их бухгалтерию. Приходится обмениваться документами, ждать их подписи, проверять правильность данных в чеке, собирать закрывающие документы. Сервис выгула домашних животных VOX сотрудничает с более чем 200 исполнителями. В какой-то момент становится понятно, что бухгалтерия тратит слишком много ресурсов на взаимодействие с ними. Сергей Сухоставец, операционный директор Rocket Work, рассказывает о том, как использование профессиональной платформы может снизить ручную нагрузку бухгалтеров».

файл

Сергей Сухоставец — главный операционный директор платформы Rocket Work. Окончил Московский физико-технический институт по специальности «Системный анализ и управление». Работал старшим консультантом в Ernst & Young, возглавлял отдел внутреннего аудита в сфере информационных технологий в холдинговой компании «Черкизово». Платформа Rocket Work, созданная в 2020 году, автоматически ищет, выбирает предприятия и взаимодействует с фрилансерами любого типа: самозанятыми, индивидуальными предпринимателями и физическими лицами, работающими с GPC.

кому мы полезны

Платформа Rocket Work помогает предприятиям находить фрилансеров, которым нужна временная или постоянная работа. А исполнителям – получить новых клиентов. Компании размещают задачи на нашей платформе для экспертного ответа: индивидуальные предприниматели, самозанятые лица или люди, готовые работать по договору ГПХ.

Платформа имеет все типичные шаблоны для официального сотрудничества и автоматически подтягивает в нее детали всех сторон. Эти данные появляются в нашей системе после того, как компании и исполнители регистрируются в сервисе. На платформе вы можете совершать платежи, генерировать платежи, получать платежные документы и выдавать электронные подписи.

Наша платформа используется предприятиями любого размера для решения различных задач. Кому-то нужен механизм удаленной подписи, кто-то заинтересован в быстром формировании юридически заверенных документов, а кто-то хочет расплатиться сотнями людей одним кликом, не беспокоясь о том, что такая оплата вызовет подозрения у банка.

Читайте также:  Как 22-летний айтишник, заработал 100.000 $ на расширении для браузера

Иногда компаниям необходимо решить ряд проблем. Именно это произошло с сервисом по выгулу домашних животных VOX, работающим в Москве и Санкт-Петербурге. Люди, нуждающиеся в услугах по выгулу собак, могут связаться с VOX, и специалист VOX найдет их в течение 30-60 минут. Сервис работает с более чем 200 исполнителями. Все они работают не по найму и оказывают разовые услуги. Для проектной бухгалтерии такое количество самозанятых означает много физической работы. Мы описали, как платформа Rocket Work автоматизирует части процесса.

Что пошло не так

Работа с самозанятыми в сервисе VOX проходит в несколько этапов и сопровождается утомительной рутиной. Вам необходимо подписать договор с каждым самозанятым лицом, по которому собираются его реквизиты и вручную вносятся в систему учета. При необходимости распишитесь о выполненной работе, затем оплатите и укажите номер и дату договора, и не забудьте перед этим проверить налоговый статус подрядчика.

После оплаты необходимо получить чек: подтвердить законность сделки и учесть комиссию в налоговом учете. Самозанятый несет ответственность за доставку чека, и он может забыть сделать это или сделать ошибку при его оформлении. В этом случае чек не будет действительным, поэтому бухгалтеру приходится дополнительно проверять достоверность данных в закрывающих документах.

Бухгалтеры VOX часто сталкиваются с такой нагрузкой. Сделки с самозанятыми носят разовый характер, контракты заключаются на каждую фактическую услугу, а не на год вперед.

Для решения проблемы ручного труда специалисты VOX обратились в Rocket Work. Аргументами в нашу пользу является огромное количество услуг на платформе и тот факт, что мы исторически были номером один на этом рынке. Кроме того, Rocket Work взимает комиссию только с платежей, сделанных исполнителям через платформу, без каких-либо дополнительных платежей.

Читайте также:  Аттракцион пьяное бревно

Как изменились внутренние процессы

Простое взаимодействие. Сотрудникам VOX больше не нужно общаться с самозанятыми через мессенджеры, электронную почту или даже лично. Бухгалтеры и HR могут хранить все документы на платформе и в личных кабинетах исполнителей — в одном понятном приложении.

подписание контракта. Компания в личном кабинете создает задание на формирование договора – из готовых шаблонов или загружает свое. При регистрации самозанятые лица указывают свои данные, которые автоматически извлекаются в электронный договор. Приложение уведомляет самозанятых о новом задании и необходимости подписать договор. Обе стороны получают бесплатные электронные подписи при регистрации и могут подписывать документы удаленно.

Больше файлов, меньше работы: как компаниям оптимизировать работу с фрилансерами

Оплата. Самозанятые лица уведомляют VOX Services об услугах, предоставляемых в приложении Rocket Work. В случае подтверждения факта оказания услуг оплата производится автоматически с учетом причитающегося налога. Для этого представитель компании просто нажимает на кнопку «Оплатить» в личном кабинете – после чего автоматически сформируется платеж с указанием номера договора. Rocket Work автоматически проверяет статус исполнителей перед оплатой. Выплаты не будут проходить, если самозанятое лицо больше не является самозанятым.

Отключить сбор файлов. На платформе можно подписывать акты. Поскольку Rocket Work является официальным партнером Федеральной налоговой службы, вы можете платить налоги и генерировать чеки для самозанятых на платформе. Поскольку все происходит автоматически, исключается риск ошибочных квитанций. После формирования чека он автоматически попадет в личный кабинет VOX. Вы также можете скачать его там.

результат

  • Просто процесс пошел быстрее. На все взаимодействия в одной транзакции компания тратит до 20 минут, а не четыре дня. Бухгалтерия, которую обслуживает VOX, избавляет от ручного труда, связанного с самозанятостью. Теперь эти процессы можно выполнить всего несколькими щелчками мыши в Web Office. Вам больше не нужно вручную заполнять документы и многократно перепроверять реквизиты, отслеживая статус самозанятости.

  • Общение стало проще. Все общение с самозанятыми осуществляется в удобном цифровом формате, а при необходимости доступна техническая поддержка Rocket Work для помощи сотрудникам и самозанятым».

  • Уровень надежности значительно вырос. Риск ошибки сведен к минимуму, поэтому компании не нужно беспокоиться о возможных проблемах с IRS. Каждая сделка осуществляется в рамках правового поля, документы и назначения оформляются надлежащим образом. Скорость возврата чеков также улучшилась: перепроверка не требуется.

Читайте также:  Международная кибершкола будущего "KIBERone"

Больше файлов, меньше работы: как компаниям оптимизировать работу с фрилансерами

предоставлено biz360

Рейтинг
( Пока оценок нет )
pitovaxi/ автор статьи
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Идеи малого бизнеса
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: