Хороший улов: как форелевое хозяйство с помощью автоматизации сократило время на оформление заказов

Кейс уральской компании «Фермер Форель»

IT-инструменты, которые использует Фермерская форель

  • 1С: UNF
  • Re: простой
  • WhatsApp
  • YouTube

Многие компании сталкиваются с необходимостью автоматизации бизнес-процессов, когда у них увеличивается количество клиентов и из-за этого начинаются банкротства. Так произошло с екатеринбургским проектом «Фермерская форель». Пока заказов было мало, менеджеры могли обрабатывать их вручную. Но по мере того, как поток приложений рос, мне приходилось думать об автоматизации. Ольга Павленко, финансовый директор группы компаний «Глория», рассказала порталу Biz360.ru, как благодаря проекту удалось почти вдвое сократить время подготовки маршрутных накладных.

Досье

Ольга Павленко — 55 лет, финансовый директор группы компаний «Глория» (Екатеринбург). Окончила Свердловский государственный медицинский институт. В компании «Глория» он работает практически с момента ее основания, с 1994 года. Изначально компания занималась продажей медицинских изделий и лекарств. В процессе разработки появилось несколько дополнительных направлений. В частности, в 2004 году появился проект «Фермер форель», предлагающий уральцам свежевыловленную и копченую рыбу.

Свежая рыба с Кубы

Проект «Фермерская форель» уникален для Урала. Мы первые в регионе начали заниматься рыбоводством и продавать свежую форель через интернет-магазин. Рыба выращивается на реке Куба в экологически чистом районе Свердловской области и по вкусу напоминает морскую форель. Мы не используем искусственные добавки в процессе выращивания.

География наших поставок — Екатеринбург, Первоуральск, Верхняя Пышма и другие города, расположенные в непосредственной близости от областной столицы.

Наш главный принцип — продавать только самую свежую рыбу. Вылавливается по заказу клиента, обычно ночью или рано утром. Затем он упаковывается и оперативно доставляется заказчику.

Потому что автоматизация была нужна

Раньше мы вели записи в таблицы Excel, вводя всю информацию вручную. Несмотря на то, что клиентов было немного, это было несложно. Но потом база выросла, несколько менеджеров начали обрабатывать заказы. Необходимо было собрать всю информацию в единую базу данных и автоматизировать процесс расчета стоимости заказа.

Читайте также:  Строительная компания

Дело в том, что заказчик размещает заказ по частям. Укажите на нашем сайте, что вам нужна, например, форель среднего размера. При ловле рыбы в таком порядке менеджер меняет количество форели (в штуках) на ее реальный вес (в килограммах) в уже составленном списке маршрутов. А стоимость заказа рассчитывается с учетом обновленной информации. Когда клиентов стало много, менеджеры стали гораздо больше времени тратить на перевод деталей в килограммы и расчет окончательной стоимости заказа.

Хороший улов: как форелевое хозяйство сократило время заказа с помощью автоматизации

Иногда из-за человеческого фактора возникали ошибки. Менеджер при составлении счета, который формируется на каждый заказ, возможно, что-то не ввел или указал неверный вес. Ошибка была обнаружена прямо во время доставки товара. В бизнесе такие ситуации не только приводят к потере денег, но и портят репутацию компании.

Вторая важная задача, которая возникла перед нами в связи с ростом клиентской базы, — как сделать общение с клиентами удобным. У нас единый процесс сбора отзывов: переписываемся с каждым клиентом. Многие наши покупатели любят рассказывать о рыбе, оценивать заказ. Раньше менеджеры поддерживали с ними все коммуникации вручную. В какой-то момент это стало отнимать слишком много времени. И нужно было оптимизировать трудозатраты на обратную связь без потери качества.

Выберите программное решение

До этого времени у нас не было серьезного опыта в автоматизации, поэтому мы предоставили право выбора программного решения для наших задач нашему подрядчику — компании «Промышленные информационные технологии».

Его специалисты предложили продукт «1С: Управление нашей компанией» (далее — «1С: УНФ»), который нам подходил по функциональности и подходил по цене.

«Мы выбрали 1С: УНФ, потому что заказчику нужно было наладить оперативный и управленческий учет заказов на производстве. Этот продукт является наиболее оптимальным для малого бизнеса и нестандартного производства. Как инструмент, он легко изменяет размер. Кроме того, в нем нетрудно настроить автоматический перевод продукции из штук в килограммы », — поясняет Диана Гайниева, начальник отдела 1С ООО« Промышленные информационные технологии».

Читайте также:  Открываем рентабельное производство СИП панелей

Как прошла реализация

В процессе реализации возникла серьезная трудность, связанная с формированием путевых листов. Сначала мы не прописывали, в какой момент их оформлять. И подрядчик, не сразу понимая специфику нашей работы, установил в 1С: УНФ процедуру, которая не полностью соответствовала нашим процессам.

Хороший улов: как форелевое хозяйство сократило время заказа с помощью автоматизации

Мы работаем следующим образом:

  1. Принимаем заказы от клиентов.

  2. Мы понимаем, куда их нужно доставить и сколько рыбы нужно поймать.

  3. Формируем путевой лист, в котором на этом этапе указывается количество рыбок в штуках.

  4. Берем рыбу, взвешиваем, переводим рыбу из кусков в килограммы в маршрутной ведомости.

  5. Собираем заказы.

  6. Передаем заказы в службу доставки.

Когда мы начали работать в программе, составлять маршрутные листы можно было только после сбора заказов. А в нашей стране эти этапы нужно выполнять в обратном порядке: сначала путевка, потом сборка заказов.

«Мы считали, что на Форелевом хозяйстве сначала поймали рыбу, а потом написали маршрутный лист. Поэтому последовательность действий в программе была точно такой же. Но для нашего клиента путевой лист — это главный документ, на котором строится работа всех отделов. Это не логистический документ, как можно догадаться по названию, а фундаментальный. Соответственно работают и производство, и отдел продаж. Затем он используется для логистики и доставки. Нам пришлось переписать системную логику и логику путевых листов, исходя из того, как на самом деле работают процессы нашего клиента. Наверное, для этого потребовалось больше всего наших усилий », — отмечает Диана Гайнева.

Стоимость проекта — 256 550 рублей (с учетом покупки решения «1С: УНФ» на пять рабочих мест). Срок реализации — около полугода

Поскольку это наш первый опыт автоматизации, мы сначала не могли четко сформулировать, чего именно мы хотим достичь, помимо основных целей. Еще в процессе внедрения мы попросили добавить некоторые опции в интерфейс программы, так как понимали, что они нам нужны.

Читайте также:  Бизнес на установке тепловых насосов для отопления домов

Сотрудники ООО «Промышленные информационные технологии» помогли нам сформулировать новые задачи с предельно конкретными формулировками. И все они исправлены.

Чего мы достигли благодаря автоматизации

Теперь мы рады использовать автоматическое преобразование рыбы из кусков в килограммы. Этот вариант в «1С: УНФ» стал для нас решением огромной проблемы, он упростил весь процесс составления путевого листа и формирования стоимости заказов.

Ускорена работа по добавлению веса рыбы в заказ. Теперь вы можете сразу понять, есть ли в документе ошибки. Например, если в заказе не указан вес рыбы, программа просто не сгенерирует документы без всех данных.

Если раньше логистические накладные с маршрутами для покупателей приходили через 4-5 часов после взвешивания рыбы, то теперь — через 2 часа.

Хороший улов: как форелевое хозяйство сократило время заказа с помощью автоматизации

Менеджеры теперь переписываются с клиентами напрямую из программы 1С: UNF через WhatsApp. Благодаря этому они тратят во много раз меньше времени на отправку сообщений.

Мы также оценили, насколько легко стало оформлять документы. Их можно формировать и распечатывать практически с помощью кнопки в программе.

Что дальше

Мы планируем автоматизировать процесс взвешивания рыбы и приема заказов непосредственно в компании. Это те задачи, которые нам предстоит решить в будущем. А пока мы работаем над небольшими задачами для других наших проектов.

«Обычно, если мы однажды помогли клиенту, он возвращается к нам. Сейчас для группы компаний «Глория» мы проводим так называемые стриминговые мероприятия: настраиваем отчеты для бухгалтерии в 1С: UNF, разрабатываем формы договоров и так далее. Эти действия появляются с некоторой регулярностью и не требуют от наших сотрудников, как при реализации проекта », — говорит Диана Гайниева.

Хороший улов: как форелевое хозяйство сократило время заказа с помощью автоматизации

По материалам biz360

Рейтинг
( Пока оценок нет )
pitovaxi/ автор статьи
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Идеи малого бизнеса
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: