Импортозамещение в IT: как за два месяца перевести предприятие с зарубежной ERP-системы на отечественную

“Разработка функциональности в основном осуществлялась “здесь и сейчас””.

IT-инструменты, которые использует Дмитрий Изыбаев

  • 1С:Бухгалтерия
  • Trello
  • Zoom
  • YouTube

Уход иностранных компаний из России стал серьезной проблемой для компаний, работающих под их брендом. Одной из трудностей был отзыв западным владельцем или партнером прав на использование программного обеспечения, которое было необходимо для работы компании. С такой проблемой столкнулся “Бултен Рус”, завод по производству крепежа для автомобильной промышленности в Нижнем Новгороде. Как им удалось перейти с зарубежной ERP-системы на отечественную, Biz360.ru рассказал Дмитрий Изыбаев, руководитель проектов компании “АйТи Лад”.

Досье

Дмитрий Изибаев – менеджер проектов в ИТ-компании “Лад” (Нижний Новгород). Имеет два высших образования – техническое и экономическое. Он занимается внедрением автоматизации более 17 лет, из них 10 лет работает с продуктами “1С”. Сертифицированный менеджер проектов.

Нестандартная задача

В марте 2022 года к нам обратились представители компании “Бултен Рус”. Это завод шведского производителя крепежа Bulten, базирующийся в Нижнем Новгороде с 2014 года. Компания должна была в течение двух месяцев перейти с зарубежной ERP-системы на отечественный продукт – “1С:ERP”. Классическое внедрение ERP занимает не менее шести месяцев, обычно год или больше. Поэтому сроки были очень сжатыми.

  • Евгения Безделина, финансовый директор компании “Бултен Рус”: “Мы были шведской компанией-производителем. Весной 2022 года шведские владельцы решили покинуть Россию. Они объявили, что с 1 июня отключат нас от ERP-системы, в которой работали мы и еще семь компаний в разных странах. Нам нужно было срочно и в короткие сроки перейти на новую систему. Мы выбрали 1С:ERP, потому что он сочетает в себе все необходимые нам функциональные возможности.

Компания “Бултен Рус” в Нижнем Новгороде разрабатывает и производит высокопрочный крепеж для автомобильных компаний в России: УАЗ, КАМАЗ, ГАЗ и другие производители. В компании работает около 100 человек. Ассортимент продукции включает почти 200 наименований, для производства которых требуется 7 500 единиц инструмента. Компания производит большинство собственных инструментов. Компания имеет четыре производственных цеха и восемь складов.

Прежде чем обратиться к нам, клиент уже обращался в три ERP-компании. Все они указали сроки реализации проекта от шести до восемнадцати месяцев. Мы договорились решить проблему за два месяца, предложив рискованный, но жизнеспособный вариант – выполнять этапы внедрения не последовательно, а параллельно.

  • Евгения Безделина, финансовый директор “Бултен Рус”: “Мы остановили свой выбор на компании “Лад”, потому что у них уже был подобный опыт внедрения, и нам очень понравилась их команда. Они были максимально реалистичны и не обещали, что все будет быстро и безболезненно. Нам понравился такой подход.

Что необходимо сделать

Ключевой задачей процесса внедрения было обеспечить бесперебойную работу предприятия на новой системе учета в течение двух месяцев. Для этого необходимо было провести следующие мероприятия:

  • Внедрить прослеживаемость всех производственных процессов в системе в соответствии с рекомендациями отраслевого стандарта ISO 16949. Это было необходимо для того, чтобы в случае обнаружения дефекта можно было определить, на каком этапе цепочки качества, процесса или материала произошел дефект. После этого можно отозвать всю партию продукции.

  • ИТ-система должна работать с оптимальной скоростью. Дополнительным условием было так называемое количество кликов. При проектировании всех рабочих мест необходимо было учитывать скорость выполнения отдельных операций. Это нужно было сделать как можно быстрее.

  • Необходимо было настроить обмен между ERP-системой и “1С:Бухгалтерией”. Данные должны передаваться в “1С:Бухгалтерию” в сгруппированном виде и с детализацией, необходимой бухгалтеру.

  • Автоматизировать контроль качества в новой системе. Блок контроля качества был внедрен в используемую систему. Но информация о том, кто именно произвел продукцию, сколько было брака и почему он был списан, находилась в электронных таблицах Excel. Мы должны были сделать эти данные доступными внутри решения “1С:ERP”.

Читайте также:  Производство плитки из резиновой крошки

Метод реализации

Из-за нехватки времени мы не смогли следовать классической технологии внедрения ERP. Мы договорились с клиентом, что будем работать в двухнедельных спринтах. Мы встречались каждые две недели и согласовывали список задач, которые необходимо выполнить в течение следующих 14 дней. На ежедневных совещаниях мы следили за выполнением заданий, и если что-то менялось, мы тут же корректировали наш план.

В проекте участвовала очень сильная команда из шести специалистов: три ведущих аналитика и три ведущих разработчика. Мы почувствовали максимальную заинтересованность со стороны клиента. Руководство компании “Бултен Рус” издало внутренний приказ, который устанавливал четкий список людей и четкое количество времени, которое они будут посвящать проекту. Это позволило нам очень тесно сотрудничать и практически сразу же предоставить все необходимые данные.

Мы провели детальный анализ ERP-системы, использовавшейся в то время. Он был специально адаптирован для компании, производящей крепеж для автомобильной промышленности. По этой причине пришлось разработать ряд специализированных бухгалтерских форм и распечаток. Мы договорились с клиентом, что удалим из системы ненужные детали, документы, операции и оптимизируем формы ввода данных, алгоритмы расчетов и отчеты.

Импортозамещение в ИТ: как за два месяца перевести компанию с зарубежной ERP-системы на отечественную

В компании было 30 активных пользователей ERP-системы, включая производственных сотрудников. Сотрудники вводили первичные данные о выполняемой ими деятельности. Для этого в цехах были установлены информационные киоски. Сотрудник подходил к киоску, сканировал свой бейдж и номер заказа и вводил информацию об операции. Нам необходимо было разработать новые автоматизированные рабочие места (далее – “рабочие места”), которые минимизировали бы риск ввода неверной информации и были бы максимально простыми и интуитивно понятными в использовании.

Поскольку времени было мало, мы договорились с клиентом, что не будем писать длинные должностные инструкции и долго их согласовывать. Развитие функциональности происходило по сути “здесь и сейчас”. Там, где это было возможно, стандартные функции были оставлены на месте, а автоматизированные рабочие места стали стандартным дополнением. Программист сел с клиентом и нарисовал макет будущей рабочей станции. Мы сразу же обсудили, как будет функционировать автоматизированное рабочее место, в какой последовательности должны создаваться документы и какая кнопка за что отвечает. Это позволило сдать и ввести в эксплуатацию рабочую станцию с первой попытки.

Читайте также:  Установка солнечных батарей

Большинство инструкций по работе в “1С:ERP” были написаны заказчиком. Это позволило пользователям системы лучше понять ее функциональность и продолжить обучение своих сотрудников.

С первого дня мы договорились о переносе справочных данных из старой системы в новую. Объем данных оказался очень большим, поэтому мы выделили отдельного специалиста для выполнения этой работы на месяц. Он работал с информацией о готовой продукции, полуфабрикатах, материалах, спецификациях, складах подрядчиков и так далее. Он смог выгрузить всю ключевую информацию из информационной системы клиента в Excel, а затем разработал функционал для загрузки этих данных из таблиц в базу данных 1С.

Импортозамещение в ИТ: как за два месяца перейти от иностранной ERP-системы к отечественной

В апреле и мае мы занимались разработкой функциональности, подготовкой руководств и обучением ключевых пользователей. В течение последних двух недель мая сотрудники “Бултен Рус” дублировали ключевые документы оперативного учета в двух системах – старой и новой.

1 июня старая система учета была отключена, и весь учет стал вестись в решении “1С:ERP”. В течение июня мы оказывали пользователям расширенную техническую поддержку, объясняли, как подготовить различные документы, как работать с постами, а также дорабатывали и оптимизировали функциональность там, где это было необходимо.

В июле мы смогли закрыть первый месяц – июнь – и рассчитать себестоимость готовой продукции. В течение июля и августа мы занимались систематической технической и сервисной поддержкой.

Сейчас заказчику помогают только два наших специалиста, программист и консультант, и они работают на полставки. Другими словами, они не посвящают этому целый рабочий день, а работают по инцидентам.

Результаты перехода на новую систему

Мы внедрили систему “1С:ERP” в течение двух месяцев. Мы полностью перезапустили операционный цикл компании на новом программном продукте. Во время перехода на новую ИТ-систему компания не останавливалась ни на один день.

  • Роман Сачаров, операционный директор компании “Бултен Рус”: “Главная задача для новой ERP-системы – непрерывность. Для оперативного персонала обучение работе в новой ERP-системе является очень большой проблемой, которая может привести к серьезным ошибкам. И все это, помимо прочего, влияет на финансы компании. Я думаю, что максимальная преемственность была достигнута.

Мы разработали более удобную функциональность для планирования производства и планирования закупок. Горизонт планирования заказов составляет три месяца. Это означает, что с момента отправки компанией запроса на закупку металла до момента его получения проходит три месяца. Необходимо было учитывать столь длительную задержку поставок при планировании производства, контролировать наличие металла и инструментов для всех заказов и обеспечивать доступность рабочих центров. На рабочем месте сотрудника планово-экономического отдела мы отобразили всю необходимую информацию и разработали алгоритмы оценки заказов. Все, что нужно сделать сотруднику, – это проверить цифры и подтвердить заказ. Благодаря внедрению функции расчета планирования компания смогла оптимизировать свои запасы.

Читайте также:  Лед в стаканах

Мы разработали функцию, которая определяет последовательность запуска заказов в производство. Это позволило почти вдвое увеличить скорость производственного цикла – с момента получения металла до поступления готовой продукции на склад.

Импортозамещение в ИТ: как перейти с зарубежной на отечественную ERP-систему за два месяца

Автоматизирован отдел контроля качества: вся информация о производстве заказов теперь хранится в единой системе. Можно быстро получить данные о том, какой сотрудник выполнял ту или иную операцию, какой металл пошел в производство, какой поставщик его поставил. Нет необходимости обращаться к электронным таблицам Excel, как раньше.

Мы разработали интуитивно понятную, удобную точку ввода первичных данных и дружественный интерфейс. Это позволило сделать адаптацию сотрудников к новой системе максимально плавной и органичной. При проектировании рабочих мест мы позаботились о том, чтобы ввод данных занимал как можно меньше времени. Мы ограничили ввод данных конкретной операцией, чтобы исключить случайные ошибки. Кроме того, стало возможным вводить информацию о неисправностях непосредственно в процессе производства.

Решение интегрировано в “1С:Бухгалтерию”. Теперь все данные автоматически заносятся в бухгалтерскую программу, исключая ошибки ручного ввода данных и человеческий фактор.

Наши собственные выводы

Дело “Бултен Рус” было поучительным для нас с точки зрения нашего подхода к работе проектной команды.

Мы выяснили, что в небольшой компании с высокой готовностью к автоматизации и отлаженными бизнес-процессами внедрение 1С:ERP может быть проведено по упрощенной технологии. И это без разбивки проекта на фазы, большого количества отчетных документов и длительных согласований. В результате нам удалось сократить время реализации проекта до нескольких месяцев.

В будущем мы планируем расширить эту методологию и использовать ее в других подобных проектах.

Редактор: Чему этот случай может научить малые и средние компании

  1. Если задача автоматизации кажется неразрешимой с точки зрения сжатых сроков и несколько подрядчиков, к которым вы обращаетесь, предостерегают вас от ее выполнения, не сдавайтесь – просто продолжайте искать “свою” компанию по внедрению. Опыт “Бултен Рус” показывает, что для ответственного подрядчика нет задач, которые нельзя решить.

  2. Вовлечение руководства компании-клиента в процесс автоматизации является одним из самых важных и решающих условий успешного внедрения.

  3. Если вы в настоящее время используете импортное программное обеспечение для автоматизации своих бизнес-процессов – имейте в виду, что это потенциальная зона риска. И на всякий случай контролируйте свои собственные ИТ-решения. Если возникнет ситуация с отзывом прав на использование западного ПО – у вас в запасе будет уже изученный вариант российской автоматизации.

Импортозамещение в ИТ: как за два месяца перейти с зарубежной ERP-системы на отечественную

Компания biz360

Рейтинг
( Пока оценок нет )
pitovaxi/ автор статьи
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Идеи малого бизнеса
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: