Контроль времени сотрудников: возможности и риски для бизнеса

Рекомендации от основателя службы Штаб Александра Стихарева

IT-инструменты, которые использует Александр Стихарев

Трелло
Асана
Увеличить

Руководителям и владельцам бизнеса зачастую сложно оценить, насколько эффективно организована работа сотрудников «на глазок». Особенно, если компания работает на стороне — и сотрудники находятся вне поля зрения руководства. В этом случае на помощь может прийти тайм-трекер – специальная программа учета рабочего времени. Александр Стихарев, основатель сервиса «Штаб», рассказал порталу Biz360.ru о преимуществах, которые может дать учет рабочего времени компании, и о том, какие риски есть у этого решения.

Досье

Александр Стихарев, 31 год, предприниматель из Санкт-Петербурга, основатель и директор службы управления проектами «Штаб», руководитель диджитал-агентства «Стик», коммерческий директор сети клиник эстетической медицины «Медиаэстетик».

Зачем нужна временная регистрация

Я Александр Стихарев, основатель службы управления проектами Штаб. С 2016 года в компании введена полноценная удаленная работа, потому что это удобно как для руководителя, так и для сотрудников. В какой-то момент компания перешла на почасовую систему оплаты труда, чтобы более объективно оценивать работу специалистов. Для этого нам понадобился тайм-трекер — специальная программа-тайм-трекер.

Мы пытались интегрировать в работу компании несколько трекеров, но ни один из них нас полностью не удовлетворил, потому что в этих приложениях невозможно было отслеживать рабочие задачи. Агония поиска вдохновила нас на разработку собственной платформы управления проектами, с помощью которой руководитель видит, сколько времени специалист тратит на выполнение одной задачи.

Трекер считает активность пользователя за определенный период времени. Активность включает в себя: щелчок, ввод текста и перемещение курсора в течение 20-секундного интервала.

Если никаких действий не предпринимается и активность падает до нуля, запускается счетчик отключения отслеживания. Его также можно отключить, закрыв вкладку или нажав кнопку паузы пользователем.

Если такой контроль рабочего времени сотрудников эффективен для нашей компании, он может не подойти для других предприятий. В этой статье я расскажу о положительных и отрицательных последствиях использования учета времени в командной работе.

Преимущества тайм-менеджмента сотрудников

Вот преимущества использования временной регистрации, которые мы видели.

Возможность улучшить дисциплину в команде

Рабочий день с 10:00 до 19:00 может фактически начинаться в 10:15 и заканчиваться в 18:45. А еще можно остаться на 10 минут на обед, пару раз на 5 минут отвлечься на личную переписку и так далее. Чистое рабочее время значительно сократилось. Таймер является инструментом для улучшения этой ситуации.

У нас есть несколько отраслей в нашей компании. Та часть бригады, которая не работает на «Штабе», тоже поначалу не распознала учет времени. Были возражения в духе «все делаю вовремя», «сам умею контролировать свое время», «всегда на связи с 10 до 19».

Чтобы доказать важность отслеживания, мы провели эксперимент и попросили ребят в течение недели отслеживать время, затрачиваемое на задачи. 7 из 10 сотрудников не регистрировались более пяти (!) часов в день на задачи из восьми необходимых.

Мы обсудили этот момент и пришли к решению: вводим гибкий старт рабочего дня (можно начинать работу в 9, 10 или 11), но каждый специалист должен отслеживать 90% рабочего времени (10% было отведено на перекуры и прочие бытовые мелочи).

При объективной оценке использования времени нам удалось привести дисциплину команды в порядок и добиться почти стандартных 7+ часов чистого рабочего времени в сутки.

Возможность улучшить производительность команды

Из нашего опыта мы узнали, что многозадачность в реальной жизни не работает, а сосредоточенность — главный секрет продуктивности.

Переключение между задачами занимает у сотрудника всего несколько секунд, но при постоянном повторении эти секунды накапливаются. Смена задач заставляет человеческий мозг перефокусироваться, что требует дополнительной энергии. Учитывая отвлекающие факторы социальных сетей и личные мысли, переключение занимает более 40% продуктивного времени сотрудника.

Счетчик времени помог нашим специалистам понять, сколько времени они тратят на какие задачи и, как следствие, улучшить планирование и расставить приоритеты задач.

Приведем пример из опыта учета времени задачи сборки UI-сета. UI-Kit — это создание готового набора элементов, на которых будет строиться интерфейс сайта. Например, шрифты, формы, кнопки и другие графические решения. Если раньше наш веб-дизайнер тратил около 4 часов на сборку всех элементов, то теперь он может смело сказать, что на выполнение этой задачи у него уйдет 2 часа. Это понимание позволяет специалисту более точно планировать свое время и выполнять одну и ту же задачу по сборке пользовательского интерфейса за четыре 30-минутных прогона между более крупными задачами.

Более точное планирование привело к общему повышению производительности команды.

Читайте также: Ресторан «В темноте»

Оплата труда становится прозрачной

С некоторыми профессионалами, например с контрактными разработчиками, мы до сих пор рассчитываем оплату исходя из почасовой работы над задачей. Так же поступают и коллеги из ИТ-компаний: стоимость разработки проекта напрямую зависит от времени, затрачиваемого специалистами на выполнение поставленных задач.

Если работа работника при этом не контролируется, и он вместо выполнения задания занимается посторонними делами, условия нельзя назвать честными. Трекер со скриншотами рабочего пространства обеспечивает взаимную прозрачность процесса.

Контролируя рабочее время специалиста, руководитель оценивает производительность и платит за нее, а не за условное количество «рабочих часов». Это может стать стимулом для работника работать более продуктивно. А в случае возможного лечения заработать доплату.

Недостатки тайм-менеджмента сотрудников

контроль рабочего времени сотрудников может не только не сработать в некоторых компаниях, но и навредить.

Сотрудники могут быть настроены негативно

Самая большая потенциальная проблема с внедрением тайм-трекинга — его восприятие командой. Даже внутри нашей компании мы столкнулись с тем, что специалисты считали контроль рабочего времени ненужным и даже переступали границы.

Наши ребята сначала воспринимали трекер исключительно как инструмент контроля и слежки. Никто не хотел, чтобы их условный Telegram-чат был доступен для админов.

Мы решили эту проблему путем диалога и объяснения. Мы убедили их, что учет рабочего времени введен для повышения производительности и улучшения качества планирования, а не из недоверия. Они показали, что скриншоты с личной информацией размываются нейросетью. А когда общая продуктивность компании увеличилась, все первоначальные негативы сошли на нет.

Для тех, кто только планирует внедрить повременную регистрацию, советую сначала попробовать трекер в сотрудничестве с отдельными специалистами. Это снизит общий порог недоверия к инструменту, а внутреннее сарафанное радио сделает за вас все остальное.

Подходит не всем командам

При введении регистрации времени важно учитывать объем работы специалиста и способы наиболее эффективной оценки результата.

Например, в нашем случае этот инструмент оказался лучшим из-за большого количества типовых задач разработки. Мы оптимизировали процессы для решения многих задач, улучшили планирование и, кроме того, повысили дисциплину.

Повременная регистрация вряд ли будет полезна компаниям в творчестве и маркетинге, так как там сотрудники оцениваются по другим критериям — продажам или креативным решениям.

Трекер может оказывать психологическое давление на специалистов творческой сферы: на создание некоторых решений уходит больше времени, чем на выполнение типовых задач.

Менеджеров, которые тратят часть своего времени на телефонные звонки, следует оценивать по заранее согласованным KPI, а не по затраченному времени. Это более эффективно, потому что продуктивность совещаний может быть непропорционально затраченному времени.

И таких случаев много. Поэтому в первую очередь важно понять, зачем вам нужен этот инструмент и будет ли он эффективен.

Выводы

Учет времени — полезная штука при удаленной работе, когда специалисту платят за время, которое он выполнил задание. Контроль времени помогает дисциплинировать команду и оптимизировать работу.

Вводить контроль времени в коллективе нужно постепенно: не все сотрудники положительно отреагируют на нововведение. Кроме того, учет рабочего времени не подходит для некоторых направлений: там, где эффективность сотрудников контролируется креативными решениями и KPI.

Универсального ответа на вопрос, нужна ли вашему бизнесу система учета рабочего времени, не существует: решение зависит от области, в которой вы работаете. Система учета рабочего времени подойдет вам, если: