Контроль времени сотрудников: возможности и риски для бизнеса

Рекомендации от основателя службы Штаб Александра Стихарева

IT-инструменты, которые использует Александр Стихарев

  • Трелло
  • Асана
  • Увеличить

Руководителям и владельцам бизнеса зачастую сложно оценить, насколько эффективно организована работа сотрудников «на глазок». Особенно, если компания работает на стороне — и сотрудники находятся вне поля зрения руководства. В этом случае на помощь может прийти тайм-трекер – специальная программа учета рабочего времени. Александр Стихарев, основатель сервиса «Штаб», рассказал порталу Biz360.ru о преимуществах, которые может дать учет рабочего времени компании, и о том, какие риски есть у этого решения.

Досье

Александр Стихарев, 31 год, предприниматель из Санкт-Петербурга, основатель и директор службы управления проектами «Штаб», руководитель диджитал-агентства «Стик», коммерческий директор сети клиник эстетической медицины «Медиаэстетик».

Зачем нужна временная регистрация

Я Александр Стихарев, основатель службы управления проектами Штаб. С 2016 года в компании введена полноценная удаленная работа, потому что это удобно как для руководителя, так и для сотрудников. В какой-то момент компания перешла на почасовую систему оплаты труда, чтобы более объективно оценивать работу специалистов. Для этого нам понадобился тайм-трекер — специальная программа-тайм-трекер.

Мы пытались интегрировать в работу компании несколько трекеров, но ни один из них нас полностью не удовлетворил, потому что в этих приложениях невозможно было отслеживать рабочие задачи. Агония поиска вдохновила нас на разработку собственной платформы управления проектами, с помощью которой руководитель видит, сколько времени специалист тратит на выполнение одной задачи.

Трекер считает активность пользователя за определенный период времени. Активность включает в себя: щелчок, ввод текста и перемещение курсора в течение 20-секундного интервала.

Управление временем сотрудников: возможности и риски для бизнеса

Если никаких действий не предпринимается и активность падает до нуля, запускается счетчик отключения отслеживания. Его также можно отключить, закрыв вкладку или нажав кнопку паузы пользователем.

Управление временем сотрудников: возможности и риски для бизнеса

Если такой контроль рабочего времени сотрудников эффективен для нашей компании, он может не подойти для других предприятий. В этой статье я расскажу о положительных и отрицательных последствиях использования учета времени в командной работе.

Преимущества тайм-менеджмента сотрудников

Вот преимущества использования временной регистрации, которые мы видели.

Читайте также:  Изготовление печатей и штампов

Возможность улучшить дисциплину в команде

Рабочий день с 10:00 до 19:00 может фактически начинаться в 10:15 и заканчиваться в 18:45. А еще можно остаться на 10 минут на обед, пару раз на 5 минут отвлечься на личную переписку и так далее. Чистое рабочее время значительно сократилось. Таймер является инструментом для улучшения этой ситуации.

У нас есть несколько отраслей в нашей компании. Та часть бригады, которая не работает на «Штабе», тоже поначалу не распознала учет времени. Были возражения в духе «все делаю вовремя», «сам умею контролировать свое время», «всегда на связи с 10 до 19».

Чтобы доказать важность отслеживания, мы провели эксперимент и попросили ребят в течение недели отслеживать время, затрачиваемое на задачи. 7 из 10 сотрудников не регистрировались более пяти (!) часов в день на задачи из восьми необходимых.

Мы обсудили этот момент и пришли к решению: вводим гибкий старт рабочего дня (можно начинать работу в 9, 10 или 11), но каждый специалист должен отслеживать 90% рабочего времени (10% было отведено на перекуры и прочие бытовые мелочи).

При объективной оценке использования времени нам удалось привести дисциплину команды в порядок и добиться почти стандартных 7+ часов чистого рабочего времени в сутки.

Возможность улучшить производительность команды

Из нашего опыта мы узнали, что многозадачность в реальной жизни не работает, а сосредоточенность — главный секрет продуктивности.

Переключение между задачами занимает у сотрудника всего несколько секунд, но при постоянном повторении эти секунды накапливаются. Смена задач заставляет человеческий мозг перефокусироваться, что требует дополнительной энергии. Учитывая отвлекающие факторы социальных сетей и личные мысли, переключение занимает более 40% продуктивного времени сотрудника.

Счетчик времени помог нашим специалистам понять, сколько времени они тратят на какие задачи и, как следствие, улучшить планирование и расставить приоритеты задач.

Приведем пример из опыта учета времени задачи сборки UI-сета. UI-Kit — это создание готового набора элементов, на которых будет строиться интерфейс сайта. Например, шрифты, формы, кнопки и другие графические решения. Если раньше наш веб-дизайнер тратил около 4 часов на сборку всех элементов, то теперь он может смело сказать, что на выполнение этой задачи у него уйдет 2 часа. Это понимание позволяет специалисту более точно планировать свое время и выполнять одну и ту же задачу по сборке пользовательского интерфейса за четыре 30-минутных прогона между более крупными задачами.

Более точное планирование привело к общему повышению производительности команды.

Читайте также:  Ресторан «В темноте»

Оплата труда становится прозрачной

С некоторыми профессионалами, например с контрактными разработчиками, мы до сих пор рассчитываем оплату исходя из почасовой работы над задачей. Так же поступают и коллеги из ИТ-компаний: стоимость разработки проекта напрямую зависит от времени, затрачиваемого специалистами на выполнение поставленных задач.

Если работа работника при этом не контролируется, и он вместо выполнения задания занимается посторонними делами, условия нельзя назвать честными. Трекер со скриншотами рабочего пространства обеспечивает взаимную прозрачность процесса.

Контролируя рабочее время специалиста, руководитель оценивает производительность и платит за нее, а не за условное количество «рабочих часов». Это может стать стимулом для работника работать более продуктивно. А в случае возможного лечения заработать доплату.

Недостатки тайм-менеджмента сотрудников

контроль рабочего времени сотрудников может не только не сработать в некоторых компаниях, но и навредить.

Сотрудники могут быть настроены негативно

Самая большая потенциальная проблема с внедрением тайм-трекинга — его восприятие командой. Даже внутри нашей компании мы столкнулись с тем, что специалисты считали контроль рабочего времени ненужным и даже переступали границы.

Наши ребята сначала воспринимали трекер исключительно как инструмент контроля и слежки. Никто не хотел, чтобы их условный Telegram-чат был доступен для админов.

Мы решили эту проблему путем диалога и объяснения. Мы убедили их, что учет рабочего времени введен для повышения производительности и улучшения качества планирования, а не из недоверия. Они показали, что скриншоты с личной информацией размываются нейросетью. А когда общая продуктивность компании увеличилась, все первоначальные негативы сошли на нет.

Для тех, кто только планирует внедрить повременную регистрацию, советую сначала попробовать трекер в сотрудничестве с отдельными специалистами. Это снизит общий порог недоверия к инструменту, а внутреннее сарафанное радио сделает за вас все остальное.

Читайте также:  Выращивание рассады помидор

Подходит не всем командам

При введении регистрации времени важно учитывать объем работы специалиста и способы наиболее эффективной оценки результата.

Например, в нашем случае этот инструмент оказался лучшим из-за большого количества типовых задач разработки. Мы оптимизировали процессы для решения многих задач, улучшили планирование и, кроме того, повысили дисциплину.

Повременная регистрация вряд ли будет полезна компаниям в творчестве и маркетинге, так как там сотрудники оцениваются по другим критериям — продажам или креативным решениям.

Трекер может оказывать психологическое давление на специалистов творческой сферы: на создание некоторых решений уходит больше времени, чем на выполнение типовых задач.

Менеджеров, которые тратят часть своего времени на телефонные звонки, следует оценивать по заранее согласованным KPI, а не по затраченному времени. Это более эффективно, потому что продуктивность совещаний может быть непропорционально затраченному времени.

И таких случаев много. Поэтому в первую очередь важно понять, зачем вам нужен этот инструмент и будет ли он эффективен.

Выводы

Учет времени — полезная штука при удаленной работе, когда специалисту платят за время, которое он выполнил задание. Контроль времени помогает дисциплинировать команду и оптимизировать работу.

Вводить контроль времени в коллективе нужно постепенно: не все сотрудники положительно отреагируют на нововведение. Кроме того, учет рабочего времени не подходит для некоторых направлений: там, где эффективность сотрудников контролируется креативными решениями и KPI.

Универсального ответа на вопрос, нужна ли вашему бизнесу система учета рабочего времени, не существует: решение зависит от области, в которой вы работаете. Система учета рабочего времени подойдет вам, если:

  • Есть ли у вас сотрудники, которым платят по часам, потраченным на задачи;

  • Ваши сотрудники выполняют типовые задачи;

  • Часто ли вы работаете с фрилансерами по конкретным проектам или задачам;

  • Ваша компания работает удаленно.

Управление временем сотрудников: возможности и риски для бизнеса

Предоставлено biz360

Рейтинг
( Пока оценок нет )
pitovaxi/ автор статьи
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Идеи малого бизнеса
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: