«Короче, давай по делу»: девять важных правил эффективного совещания

Почему ваши сотрудники ненавидят рабочие собрания и как это исправить?

IT-инструменты, которые использует Андрей Чумаков

  • Консультант+
  • Trello
  • Slack

Совещания – незыблемая часть современной корпоративной культуры. И это одна из самых ненавистных форм общения для сотрудников. Это особенно неприятно для тех, чьи руководители любят проводить мучительные часовые совещания. В колонке для Biz360.ru Андрей Чумаков, партнер юридической фирмы “Лурье, Чумаков и партнеры”, объясняет, как сделать совещания более конструктивными и эффективными.

Документ

Андрей Чумаков – 42-летний московский предприниматель, основатель юридической фирмы “Лурье, Чумаков и партнеры”. Окончил юридический факультет Алтайского государственного университета. Он имеет более чем 20-летний опыт юридической работы. В 2016 году он покинул компанию Ernst & Young, где проработал около 10 лет, и основал собственную юридическую фирму New Lawyers. В 2018 году он основал Solver, сервис удаленного юридического аутсорсинга, а в 2020 году стал соучредителем компании “Лурье, Чумаков и партнеры”, управляющим директором которой он стал.

Каждая встреча должна иметь конкретную цель

Это звучит как совет Капитана Очевидность, но на самом деле отсутствие цели – одна из главных причин неэффективности и нецелесообразности собраний. Без четкой цели, поставленной перед всеми участниками, встреча, скорее всего, превратится в бессмысленное и непродуктивное мероприятие. Конечным результатом является не план решения проблемы или пакет ценных идей и предложений, а случайный набор абстрактных мнений.

Поэтому хорошей идеей будет заранее определить цель встречи, включить ее в рассылку или приглашение, напомнить о ней в начале встречи – и, конечно, придерживаться ее во время самого мероприятия.

Встреча должна быть подготовлена

Чтобы встреча не превратилась в болтовню, неплохо заранее уточнить не только цель встречи, но и ее формат (обсуждение идей, составление плана работы над проектом, подведение итогов и т.д.), план и время проведения.

Читайте также:  Изготовление рекламных баннеров

Если есть какие-то показатели, которые будут обсуждаться на встрече, лучше отправить их заранее. Если целью является сбор мнений и идей по какому-либо вопросу, об этом также следует объявить заранее, чтобы все пришли на встречу подготовленными и не мучительно генерировали идеи в экстренном порядке.

Хорошая встреча – это короткая встреча

Все руководители знают, что встречи должны быть динамичными и короткими – например, бизнес-школы рекомендуют не проводить их более 30 минут. Однако многие менеджеры (включая тех, кто учился в этих самых бизнес-школах) до сих пор не избавились от привычки проводить изнурительные многочасовые совещания, в середине которых большинство участников даже не представляют, зачем они собрались.

Конечно, есть вещи, которые требуют больше времени. Но в таких случаях могут быть предусмотрены особые условия – перерывы, изменение формата обсуждений и тщательная подготовка всех вопросов. Обычный еженедельный брифинг или мозговой штурм по определенному вопросу может легко уложиться в классические получасовые временные рамки.

Встреча не должна быть необъявленной

Ваши лучшие лидеры, цвет команды, приходят на работу, запускают свои ноутбуки, наливают кофе, готовятся к продуктивному решению важной задачи – и тут бац, они получают оповещение, в котором их срочно просят встретиться на совещании или принять участие в вебинаре в масштабе. В результате запланированный день летит к чертям, задача остается невыполненной, настроение неустойчивое, внимание расфокусировано.

Чтобы избежать этого, рекомендуется планировать все рабочие встречи заранее – как минимум за один-два дня, а лучше за неделю.

Конечно, бывают внезапные “горячие” проблемы, когда “пожарная тревога” для встречи оправдана. Однако в большинстве других случаев это не так.

Чем меньше участников, тем продуктивнее встреча.

Один из лучших способов сделать совещание неэффективным – пригласить не только людей, непосредственно причастных к теме обсуждения, но и кучу других людей (“пусть Лена послушает и расскажет бухгалтерии”, “у Ивана есть несколько отличных идей”, “позвоните Мише – если нужно озвучить несколько логистических цифр”) и т.д.

Я придерживаюсь правила, что количество участников встречи должно быть минимальным. Если для проведения совещания необходима информация из других отделов, ее следует запросить заранее и выслать участникам до начала совещания.

Читайте также:  Производство силиконовых приманок

В одной из книг я прочитал о “правиле двух пицц” генерального директора Amazon Джеффа Безоса: он сказал, что на встречу нужно приглашать столько людей, чтобы двумя пиццами можно было накормить до восьми человек. Он ориентирован на крупные компании. Но для малого бизнеса я бы даже предложил сократить количество пицц вдвое!

Разработайте основные правила для собраний – и следите за их соблюдением.

Общие правила, которые знают все (и о которых желательно каждый раз объявлять или напоминать в объявлении), значительно повысят эффективность совещаний и сократят их продолжительность.

Например, можно выработать следующие правила: не пользоваться смартфонами, планшетами или ноутбуками во время совещания; не перебивать коллегу; при возражениях следовать принципу “если отказываешься, предложи”; не обсуждать вопросы, не относящиеся к теме совещания; не высказывать оценочных суждений и т.д.

Руководитель собрания должен строго следить за соблюдением правил – и немедленно пресекать любые нарушения, особенно те, которые могут “разжечь” эмоции и стать основой для конфликта.

незамедлительно сообщить о результатах встречи

Даже если участники встречи делают записи в рабочей тетради, очень вероятно, что многое из того, что обсуждалось на встрече, не будет сделано. Кто-то неправильно понял задачу, кто-то забыл написать срок выполнения, кто-то забыл важную деталь – и начинается цепная реакция незавершенности.

Чтобы избежать этого, рекомендуется написать небольшой отчет о результатах встречи, например, в свободной форме на половине листа А4 или в небольшой таблице: что обсуждалось, что было решено, кто что должен делать, в какие сроки, дополнительная информация, необходимые ресурсы, контрольные точки и т.д.

Записывать происходящее может либо секретарь, либо представитель, назначенный директором.

Кроме того, разумеется, в компании должна быть система контроля за выполнением задач по проведению совещаний.

Читайте также:  Рекламный мультимедийный модуль

Если собрание не нужно проводить, его не нужно проводить.

Совещание – это дорогой инструмент, а время руководителя и всех присутствующих на совещании можно использовать гораздо эффективнее, чем личные встречи для обсуждения некоторых второстепенных вопросов.

Поэтому одно из важнейших правил эффективного совещания заключается в том, что его следует проводить только в том случае, если без него невозможно решить вопрос. Во всех остальных случаях для решения проблемы можно выбрать другой инструмент.

Если участники не готовы – встречу необходимо отменить.

Не очень распространенная, но все же возможная история – ключевые участники встречи, от которых зависит успешное выполнение задания, по какой-то причине (возможно, даже уважительной) пришли на встречу неподготовленными.

Многие руководители решают сохранить собрание (“ну, все равно все собрались, может быть, удастся сделать что-то полезное”). Но я считаю целесообразным отменить такую встречу, назначить новую дату встречи – и, конечно, дать понять обиженным участникам, что такая ситуация – факап, и что она не должна повторяться.

«Короче, давай по делу»: девять важных правил эффективного совещания

от biz360

Рейтинг
( Пока оценок нет )
pitovaxi/ автор статьи
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Идеи малого бизнеса
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: