По каким критериям выбирать софт для автоматизации в сфере услуг

«Если сосредоточиться только на цене, пострадает эффективность»

IT-инструменты, которые использует Барно Турсунова

  • Уилгуд
  • Я люблюCRM
  • Увеличить
  • YouTube
  • Trello

Качественные ИТ-инструменты повышают эффективность и управляемость вашего бизнеса. Но компании, впервые столкнувшиеся с необходимостью автоматизации, часто сталкиваются с непростым выбором: на рынке много ИТ-систем — как выбрать лучший вариант для своего бизнеса? Фактически, помимо функциональности и стоимости, есть и другие факторы, которые влияют на то, как конкретное программное обеспечение адаптируется к потребностям бизнеса. Барно Турсунова, соучредитель сети интеллектуальных автосервисов Vilgud, рассказала в авторской колонке портала Biz360.ru о критериях выбора программного обеспечения для автоматизации в сфере услуг.

Досье

Барно Турсунова является соучредителем сети автосервисов ВилГуд. Барно и ее муж Шерзод Турсунов окончили физический факультет Ташкентского государственного университета. В 2001 году мы переехали в Москву, где начали продавать обои на Мытищинском рынке — из этого проекта появилась компания по продаже отделочных материалов «Евродизайн». С 2011 года супруги развивают сеть автосервисов «ВилГуд». Сейчас сеть насчитывает более 100 точек (собственных и франчайзинговых) в России, Белоруссии и Казахстане, годовой оборот более 2 миллиардов рублей.

Стоимость и функциональность

Высокая стоимость программного решения — первое препятствие автоматизации для многих малых предприятий. Существуют ИТ-системы, ориентированные как на сферу услуг в целом (AmoCRM, YClients и многие другие), так и на отдельные ниши (1С: Фитнес-клуб, Финоко и т.д.). В сегменте ИТ-платформ для конкретных ниш также существует разделение по функциональности, что часто отражается на стоимости автоматизации.

Конечно, предприниматели всегда стараются оптимизировать затраты, но если сосредоточиться только на затратах, эффективность самой автоматизации может пострадать. Вы можете выбрать оптимальное решение, если проанализируете функциональность каждой ИТ-системы, а затем соотнесете ее с проблемами компании и темпами масштабируемости.

Читайте также:  Специи

Например, если вы имеете дело с микропредприятием с низкой скоростью расширения, вам обычно нужно покрыть только базовые потребности в автоматизации. В этом случае может подойти упрощенное решение с небольшим количеством функций.

И если компания растет быстрыми темпами, бизнес-процессы в ней усложняются, их становится больше, а цена ошибки возрастает. Таким компаниям рекомендуется выбирать ИТ-системы с более широкими настройками. Стратегически им выгоднее вкладывать больше средств в автоматизацию на раннем этапе, но выигрывать удаленно за счет повышения эффективности работы.

так автоматизируют процессы, например, многие подрядчики по ремонту автомобилей. Небольшие и несетевые СТО часто используют базовый набор систем (1С: UNF, Автодата, программы подбора запчастей и т.д.), А средние и крупные автосервисы используют более сложные и сложные платформы (Wilgood Soft и др.).

Интеграция с другими сервисами

Многим компаниям в сфере услуг для эффективной автоматизации требуется нечто большее, чем просто CRM-система и бухгалтерское программное обеспечение. Часто компании необходимо совместить их с другими сервисами: онлайн-кассовыми аппаратами, системами аналитики, IP-телефонией, онлайн-регистрацией и т.д. В автосервисе, например, СТО не могут работать без программ с инструкциями по ремонту и программного обеспечения для подбора запасных частей.

Чтобы сотрудники могли эффективно работать в нескольких программах, решения должны быть интегрированы друг с другом. Но проблема в том, что для этого нужно нанять айтишников (хотя бы для проектной работы). Для малого бизнеса это может стать большим бременем для бюджета. Помимо денег, интеграция требует времени: пока она не будет завершена, сотрудникам придется вручную переключаться между системами. Это может негативно сказаться на их работоспособности.

Здесь есть два выхода. Первый — это поиск сложных ИТ-систем, сочетающих в себе несколько решений одновременно. Например, многие интернет-магазины, оптовые и розничные торговцы используют программу «MySklad», которая сочетает в себе CRM-систему, онлайн-кассу, систему инвентаризации, маркировку продуктов и многое другое. Многочисленные автомобильные сервисы, в свою очередь, используют ИТ-платформу Wilgood Soft, которая включает CRM-систему и программы с самодиагностикой, инструкциями по ремонту и подбором запчастей.

Читайте также:  Чистка салона авто "Сухим туманом"

Второй способ — выбрать программное обеспечение с возможностью быстрой настройки под нужды предпринимателя. Например, в AmoCRM есть модуль для интеграции с различными сервисами. Это позволяет пользователю синхронизировать свою работу с CRM-системой даже без навыков программирования. Подобные функции реализованы в YClients, у которого есть собственная база знаний для предпринимателей, желающих интегрироваться с другими сервисами.

Возможность настройки системы мотивации

В большинстве случаев сотрудники сферы услуг работают по системе «зарплата + KPI». Однако, несмотря на то, что бонусы составляют значительную часть заработка, не всех сотрудников можно мотивировать на работу быстро и эффективно. Например, в сервисных компаниях сотрудники часто получают одни и те же деньги за простую и сложную работу. Следовательно, они менее мотивированы выполнять заказы со средним или высоким уровнем контроля.

Разработчики ИТ-платформы автоматизации предлагают несколько решений этой проблемы. Некоторые из них (например, RemOnline) предлагают возможность гибко настраивать мотивацию и устанавливать отдельные KPI для работы с разными чеками. Этот способ подходит, если производителей и моделей ремонтной техники в сервисном сегменте не так много.

Но, например, в сфере авторемонта может быть несколько десятков спецификаций одной и той же модели, соответственно, сложность ремонта тоже может отличаться. В этом случае вы можете отрегулировать коэффициент сложности, что увеличит или уменьшит трудозатраты сотрудника в зависимости от сложности заказа. В любом случае очень сложно рассчитать коэффициент вручную, поэтому ряд ИТ-систем делают это автоматически.

Высокие затраты на персонал при нестабильной эффективности персонала — чрезвычайно распространенная проблема не только в сервисных компаниях, но и в других сегментах сферы услуг. Поэтому рекомендуем при выборе программного обеспечения обязательно изучить, есть ли в ИТ-системе возможность гибкой настройки мотивации.

Читайте также:  Прокат инструмента

Возможность скачать владельца

В малом бизнесе владельцы с самого начала контролируют многие процессы. Часто оперативная деятельность фактически ограничивается менеджерами. А это мешает компании масштабироваться и лишает ее гибкости.

Хозяева решают эту проблему несколькими способами. Кто-то нанимает помощников все больше, но эффективнее использовать возможности компьютерных систем. Обычно комплексные решения предлагают наибольшие возможности для удаленного управления компанией. Они помогают отслеживать практически все процессы, автоматически формируют отчеты и отправляют их менеджеру. Например, в Agbis (программное обеспечение для автоматизации прачечных, прачечных и ателье) владелец может создавать гибкие отчеты, используя данные из более чем 150 других отчетов.

ИТ-решения также могут взять на себя некоторые рутинные функции контроля и высвободить рабочее время предпринимателя. Таким образом, в нише автомобильных услуг система может отслеживать стоимость, по которой сотрудник продает запасную часть клиенту. Если стоимость ниже установленной, встроенный чат-бот автоматически уведомит менеджера. Только после подтверждения компьютерная система позволит главному консультанту продать запчасть по сниженной цене. Эта функция реализована, например, в Wilgood Soft.

Выводы

Поэтому при выборе оптимального программного обеспечения для автоматизации малого бизнеса в сфере услуг целесообразно обращать внимание на четыре ключевых показателя:

  • соотношение стоимости и функциональности;

  • интеграция с ключевыми сервисами для вашего бизнеса;

  • возможность настройки системы мотивации;

  • наличие функций по разгрузке собственника.

Такой подход может дать бизнесу стратегическое преимущество, а на расстоянии он будет лучше подготовлен к масштабированию и решению связанных с ним проблем.

Каковы критерии выбора ПО для автоматизации в сфере услуг

По материалам biz360

Рейтинг
( Пока оценок нет )
pitovaxi/ автор статьи
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Идеи малого бизнеса
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: