Войти в команду: как грамотно организовать адаптацию новых сотрудников

«Лекарство – в мелочах. Обязательно пригласите новичка на совместный обед или покажите, где находится микроволновка»

IT-инструменты, которые использует Антонина Аверьянова

  • Trello
  • WikiWorks
  • Телеграмма
  • Увеличить

Адаптация нового сотрудника необходима и ему самому, и компании. Чем раньше новичок поймет, как в команде общается, каких целей он должен достичь и что именно делать, тем скорее он станет эффективным. В отсутствие хорошо налаженной системы адаптации наблюдается текучесть кадров, низкая вовлеченность и потеря ценного персонала. Антонина Авьянова, HR-директор группы Digital Hub, рассказала в своей колонке для портала Biz360 о том, как эффективно, быстро и без дополнительных финансовых затрат адаптировать новичка.

Досье

Антонина Авьянова – директор по персоналу группы компаний Digital Hub. Опыт работы – около 20 лет в сфере управления персоналом и более 10 лет в ИТ-индустрии. Окончила факультет психологии Российского государственного социального университета. Свою карьеру он начал с аттестации персонала в CBOSS Corporation, освоил все области управления персоналом и работал в нескольких цифровых агентствах. Сейчас он возглавляет HR-департамент группы компаний Digital Hub.

Инструмент для быстрого привлечения новичков

Адаптация – это не бумажка с правилами или приветственная книга, на которую все возлагают надежды. Необходимы? Конечно, но только как инструмент. Важно организовать процесс и понимать, что адаптация начинается еще до того, как новый сотрудник уходит на работу, и идет рука об руку с набором персонала.

Каждому нужна адаптация, независимо от того, кого вы нанимаете – менеджера по продажам, программиста или продавца. Малый бизнес ошибается, думая, что подойдет готовый специалист. Он нуждается в адаптации, чтобы вы могли быстро начать получать прибыль от бизнеса.

Что делать, если сотрудник не адаптируется успешно и быстро, как ожидалось? Доходность будет ниже ожидаемой, а риск конфликта, недопонимания или даже увольнения сотрудника будет выше.

Как правильно выстроить процесс адаптации

Что нужно малому бизнесу для организации процесса адаптации с использованием имеющихся в его распоряжении ресурсов – расскажу по порядку.

1. Определить стиль управления

Например, в нашей компании мы опираемся на теорию ситуационного лидерства. Это подробно описано в книге Пола Херси и Кена Бланшара «Управление организационным поведением». Согласно этой теории, человек на разных этапах своего развития в компании нуждается в отличном от руководства стиле управления.

Читайте также:  Разведение карликовых коров

Например, на ранних этапах это простые инструкции, стиль руководства, контроль, а также четкие инструкции и правила. На следующем этапе человеку нужна дополнительная поддержка, потому что он лучше знает компанию. Здесь в воздухе неминуемо рушатся замки и разбивается розовое стекло.

2. Формализовать этапы адаптации и назначить ответственных лиц

Чтобы сделать процесс адаптации прозрачным, планируйте заранее, планируйте его и возлагайте ответственность на каждое подразделение. Малые предприятия очень часто не могут назначить для этих задач отдельного человека. Следовательно, должен быть держатель процесса и несколько исполнителей.

Владелец организует процесс и контролирует каждый шаг, а исполнители делают свою часть работы. Нет необходимости выделять отдельные ресурсы. Преувеличивая, можно даже заманить уборщицу, которая подскажет новичку, где взять ключи, когда все обедают и где переодеться.

  • Например, владельцем процесса является исполнительный директор. Разделите процесс адаптации на части и утвердите исполнителя для каждого блока. Офис-менеджер или другой сотрудник, который готов сделать это, может нести ответственность за знание офиса. Коллега нового сотрудника может рассказать о правилах работы, инструментах и ​​традициях, а программист может организовать рабочее место и освободить доступ.

Главное, чтобы актер понимал свою роль. Владелец, выстраивая процесс, создавая этот алгоритм и структуру, должен сделать его максимально прозрачным. Тогда он сможет понять, когда и какую информацию исполнитель передает новому сотруднику.

В вашем бизнесе могут быть правила, которых нет в нормативных актах или инструкциях. Приведу другой пример.

  • В офисе одной компании у сотрудников было два шкафчика для курящих и некурящих. И всем новым сотрудникам сообщили. В каждой компании много мелочей, и о них нужно рассказывать. Это не занимает много времени и не требует специально обученного человека. Главное – назначить ответственных людей и контролировать процесс.

Не заблуждайтесь насчет человека, задающего вопросы. Спрашивать не буду. Этот пример показывает, что сотрудник даже не предполагает, что в офисе может быть отдельный курительный шкаф. Стратегия «Задавать вопросы» работает, когда вы находитесь в одном поле информации и говорите на одном языке. И это происходит не сразу.

3. Обеспечить сотрудника необходимой информацией ещё до выхода

Чем осознанно вы примете предложение, тем меньше проблем возникнет в процессе адаптации. Сразу скажите ему, кто его лидер и кто входит в команду. Ему нужно знать, когда он получит зарплату, какой социальный пакет предлагается и какие инструменты используются в компании. И это далеко не полный список.

Читайте также:  Установка таксоматов

Кандидат получает необходимую информацию во время собеседований и встречи с предложениями, поэтому в первый рабочий день не возникает перегрузок и легче усваивается новое. Когда сотрудник увольняется, он не будет волноваться и думать о том, где ему сесть, когда он получит зарплату и какой у него будет менеджер.

4. Сделать понятным первый рабочий день новичка

Сотруднику не нужно беспокоиться о том, что о нем забудут. Для того, чтобы он понял, что его ждет, нужно сделать следующее:

  • сразу расскажи нам о своих планах на день: кто, в какое время и зачем к нему приедет и о чем он будет с тобой говорить.

  • объясняет, как пройдет его испытательный срок – кто и как будет оценивать свои результаты и как получит обратную связь.

  • быть инициатором – новый сотрудник не должен бегать за вами. Художники сами подходят к сотруднику, объясняют, зачем они пришли, и напоминают, когда и почему к нему подойдет следующий руководитель. Так новичок будет меньше волноваться и почувствует неуверенность.

  • представьте сотрудника наставнику: на этапе подготовки договоритесь с более опытным сотрудником, который ответит на вопросы новичка.

  • обеспечить комфорт: сотрудник должен быть знаком с повседневными проблемами и знать, к кому и по какой причине обращаться. Лекарство – в мелочах. Обязательно пригласите новичка на совместный обед или покажите, где микроволновка. Необходимо: будьте настойчивы! Сотрудник нервничает и может целый день сидеть без обеда.

  • сообщите даты проведения КПП – это встречи, которые помогут урегулировать прохождение испытательного срока. Они необходимы для того, чтобы сотрудник понял, что ему помогают пройти этот этап, а не просто оценивают в конце срока. Их основные принципы – безопасность и взаимная обратная связь.

Процесс подгонки никогда не бывает идеальным. Люди работают и часто не могут организовать свой день, чтобы подходить к одному новичку один за другим. В этом случае нам помогает WikiWorks, онлайн-сервис, в котором мы храним документы, правила и инструкции. Неидеальную организацию адаптации с перерывами между встречами можно исправить – просто скажите новичку: «Слушай, когда между встречами перерывы, прочитай инструкцию и регламент». Курсы и вебинары также доступны с первого дня.

Читайте также:  Вейп-шоп

Как подготовиться к пропускному пункту

Чтобы контрольно-пропускной пункт был полезен, следите за процессом и готовьтесь заранее. Как это сделать? В группе компаний Digital Hub мы готовимся к встречам следующим образом:

  • Сбор отзывов. Мы отбираем людей, от которых можем получить наиболее значимую обратную связь – коллег, руководителей, подчиненных – уточняем непонятные моменты и просим примеры.

  • Осуществляем «растаможку»: отзывы должны быть умеренными. Если вы погрузитесь в процессы компании, то поймете, где ответственность за ошибки лежит на человеке, а где – на неверно истолкованном процессе или ответственности коллег.

  • У нас есть выдвинутые гипотезы. Основываясь на ваших отзывах, мы можем предложить, какие темы поднять во время встречи, если у новичка возникли проблемы, и в каком направлении направить беседу. Именно проверка гипотез позволяет получить самую необходимую информацию.

  • По итогам встречи – а у нас есть одна-две контрольные точки в течение пробного периода – мы установили обратную связь. То, что не написано, забывается, и через месяц вы можете не вспомнить, что вы обсуждали, или иначе взглянуть на ситуацию.

Мне кажется важным при проведении контрольно-пропускных пунктов соблюдать следующие принципы:

  • Организуйте встречи в отдельном конференц-зале. Это безопасность. Планируйте эти встречи заранее и приглашайте только нужных людей.

  • Обеспечьте двустороннюю обратную связь. Новый сотрудник может еще не знать, о чем можно говорить. Задайте себе конкретные вопросы: например, «Кто вам помогал в первые дни работы?», «Какие учебные материалы вы получали?» или «Имеете ли вы сейчас свой объем работы?», а также дайте обратную связь с вашей стороны: четкую, понятную и непредвзятую.

Вы можете запланировать контрольные точки в календаре. Когда пробный период закончится, сообщите о своем решении. Предприниматели забывают, что люди действительно ждут окончания испытательного срока. Вам кажется, что «все равно все ясно» и люди на испытательном сроке чувствуют себя как на иголках. Без обратной связи они беспокоятся, не знают, как их оценивают, и не понимают, достаточно ли у них дела.

PS

Как видите, выстроить процесс примерки не так уж и сложно. В результате вы сэкономите время, не потеряете потенциально ценных сотрудников и столкнетесь с меньшей текучестью кадров.

Присоединяйтесь к команде: как грамотно организовать адаптацию новых сотрудников

По материалам biz360

Рейтинг
( Пока оценок нет )
pitovaxi/ автор статьи
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Идеи малого бизнеса
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: