Время – деньги: как автоматизация позволила компании ускорить расчёт стоимости заказов

Конкретный пример с АРТ-Дизо

IT-инструменты, которые использует Диля Войтенко

  • 1C:UNF
  • 1С:Бухгалтерия
  • Яндекс.Карты
  • Telegram

Московская компания “АРТ-Дизо” специализируется на производстве различной упаковки – для цветов, конфет, парфюмерии, подарков и сувениров. Часто клиенты просят создать индивидуальный дизайн и изготовить коробки нестандартного размера. До недавнего времени стоимость каждого заказа рассчитывалась вручную. Этот процесс требовал тщательного и длительного внимания со стороны менеджеров. Диля Войтенко, основатель компании “АРТ-Дизо”, рассказала Biz360.ru, как автоматизация помогла сократить время, затрачиваемое на размещение заказов.

Досье

Диля Войтенко – московский предприниматель и основатель компании “АРТ-Дизо”. В 2009 году она основала рекламное агентство ART-Dizo, а в 2016 году начала собственное производство подарочных коробок и упаковки, которое со временем стало ее основным бизнесом. Среди клиентов компании – банк ВТБ, Кремлевский пищевой комбинат, Московская Патриархия, флористы и рекламные агентства.

Почему необходима автоматизация

Наша компания занимается дизайном и производством упаковки с 2016 года. Ранее мы работали с внешними подрядчиками, но они часто подводили нас. Не наша вина, что сроки доставки были нарушены, да и сбои тоже были.

Мы подумали о том, чтобы взять производство в свои руки. Первоначально мы частично передали подрядчикам вырубку картонных заготовок, а коробки и упаковку собирали наши сотрудники.

Когда мы увидели, как улучшилось качество продукции, мы решили приобрести оборудование – тигель для вырезания картонных форм, тигель для горячего тиснения (логотипы на коробках), ламинатор, слайсер, цифровую печатную машину и плоттер. В результате мы стали полноценной производственной компанией.

Нашими наиболее частыми клиентами являются товарные компании (флористы, ювелирные бренды, косметические компании), корпорации (банки, крупные логистические и нефтяные компании) и рекламные агентства. Например, мы работаем с Кремлевским пищевым комбинатом, который заказывает коробки для конфет, упаковку для рыбы и пакеты.

Время - деньги: как автоматизация позволила компании ускорить расчет стоимости заказа

До прошлого года наши менеджеры тратили много времени, вручную рассчитывая стоимость каждого заказа. Цена картона, который мы используем в производстве, связана с обменным курсом. Для того чтобы узнать его фактическую стоимость, нам пришлось звонить поставщикам или проверять цены по их прайс-листам. Затем менеджер вручную подсчитывал расход картона, бумаги и стоимость марок. Это важно при определении стоимости как больших, так и малых тиражей.

Читайте также:  Переработка зерна - мини завод

Кроме того, необходимо было включить ряд важных дополнений, влияющих на конечную стоимость, таких как тиснение или трафарет на заказ. Только после проведения всех расчетов менеджер может составить коммерческое предложение.

Мы поняли, что клиенты не готовы долго ждать ответа на свой запрос. Мы должны были работать быстрее. Кроме того, ручные расчеты неизбежно подвержены частым ошибкам. Автоматизация может помочь нам решить эти проблемы.

Выбор продукции и подрядчика

Деловые знакомые порекомендовали мне обратиться в Aiton, и они остались довольны сотрудничеством. Я слушал их. На встрече с экспертами Aiton я объяснил, что нам необходимо оптимизировать расчет стоимости.

Специалисты компании предложили программное решение “1С:Управление нашим бизнесом” (далее “1С:УНФ” – прим. редактора) и подробно рассказали о его функциональности. И что он может не только решить нашу проблему, но и помочь с выставлением счетов на готовую продукцию. Это также важно для нас, поскольку у нас есть собственный цех по производству упаковки. Мы договорились о внедрении 1С:UNF – и приступили к работе.

Время - деньги: как автоматизация позволила компании ускорить расчет стоимости заказа

Самой сложной частью процесса внедрения было создание алгоритма для расчета стоимости заказа. Наша компания производит коробки различных форм и размеров. При определении окончательной стоимости необходимо учитывать множество факторов. Например, есть ли на нашем производстве готовый штамп (пресс-форма) для конкретной коробки, или ее нужно изготовить с нуля. Кроме того, для меня, как для владельца бизнеса, было важно, чтобы в расчет включалась и маржа прибыли от заказа. Я не хотел работать себе в убыток.

Что было улучшено в наших бизнес-процессах

Задача №1, которую решила автоматизация: появился калькулятор расчёта стоимости заказа

В программе “1С:UNF” есть специальный удобный инструмент – калькулятор, выполняющий расчеты заказа. Она использует данные о стоимости материалов, которые попадают в базу данных “1С” автоматически из прайс-листов поставщиков и основываются на формулах, заложенных в ИТ-решение сотрудниками компании “Айтон”.

Читайте также:  Выращивание гороха

Менеджер подбирает необходимые материалы для расчета, указывает размеры коробки и дополнительные опции. Затем калькулятор выдает окончательную стоимость. Сейчас эта операция занимает около 3-5 минут, тогда как раньше на нее уходило не менее 15-20 минут.

Задача №2, которую решила автоматизация: минимизировали количество ошибок в расчётах

Если менеджер рассчитывает что-то неправильно, калькулятор сигнализирует об ошибках. Например, выбрать другой материал или опустить какой-либо пункт. Менеджер сразу же замечает это и исправляет расчет. Сейчас я более спокоен как владелец бизнеса.

Время - деньги: как автоматизация позволила компании ускорить расчет стоимости заказа

Задача №3, которую решила автоматизация: определение маржинальности заказа

Калькулятор сразу же показывает нашу маржу. Раньше я понимал это на интуитивном уровне, без привязки к конкретным цифрам. И мы могли говорить о показателях эффективности бизнеса только после анализа оборота и остатков на конец месяца.

Теперь мы можем сразу видеть маржу и понимать, какие продукты для каких клиентов приносят нам наибольший доход. Это позволяет нам сосредоточиться на высокомаржинальных сегментах.

Задача №4, которую решила автоматизация: формируем базу выполненных заказов

Вся информация о заказах теперь хранится в базе данных 1С. Если мы однажды разработали индивидуальный штамп для коробки, его размеры остаются у нас и доступны в 1C:UNF для всех менеджеров.

При расчете следующего заказа менеджер вводит параметры нового заказа, а калькулятор выдает информацию о готовых штампах в пределах +/- 5 см. Заказчику предлагается использовать форму, максимально приближенную к желаемому размеру, чтобы не пришлось разрабатывать новую. Таким образом, клиент может сэкономить значительную сумму денег. Это удобно как для клиента, так и для нас: для нас это означает меньше работы.

Время - деньги: как автоматизация позволила компании ускорить расчет стоимости заказа.

Наша база данных теперь содержит данные обо всех выполненных заказах. Если клиент возвращается через некоторое время и просит повторить старый заказ, мы быстро находим всю информацию о нем. Калькулятор просто обновляет цену, принимая во внимание новые затраты на материалы.

Читайте также:  Бизнес идея: Переработка отработанного машинного масла в топливо

Задача №5, которую решила автоматизация: учёт остатков продукции

У нас есть собственный цех готовой продукции. Мы провели инвентаризацию остатков продукции и материалов. Это позволяет менеджерам при общении с клиентами предлагать упаковочные материалы, которые есть у нас на складе. Это избавляет нас от необходимости закупать новую партию для конкретного заказа.

Результат автоматизации

Процесс автоматизации не занял много времени. От постановки задачи до первых расчетов в 1С:УНФ прошло около месяца. Больше времени ушло на систематизацию информации обо всех формулах, которые мы используем в своей работе, и передачу ее представителям компании Aiton для внесения в программное решение.

Теперь наша компания быстрее составляет коммерческие предложения. Выполнять расчеты в 1С:UNF стало намного проще. Проблем с наймом новых сотрудников нет. Недавно принятому на работу менеджеру требуется буквально несколько часов, чтобы понять, как пользоваться калькулятором в программе. Нам не нужно тратить много времени на обучение новичка, что очень удобно для меня как для владельца.

Наши инвестиции в автоматизацию составили около 300 000 рублей. Тем не менее, я доволен результатом и тем, как сейчас идет наша работа. Мы стали более конкурентоспособными, потому что можем быстрее реагировать на запросы клиентов.

Время - деньги: как автоматизация позволила компании ускорить расчет стоимости заказа.

Компания biz360

Рейтинг
( Пока оценок нет )
pitovaxi/ автор статьи
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Идеи малого бизнеса
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: