Всё идёт по плану: как держать команду в тонусе, сохраняя личную и общую эффективность

«Главный вопрос – что именно нужно проверять»

IT-инструменты, которые использует Алексей Бояршинов

  • 1С: документооборот
  • 1С-Битрикс
  • MindManager

Для реализации бизнес-планов у собственника или начальника бизнеса должны быть четко сформулированные задачи для себя и своей команды. И отслеживать проделанную над ними работу, анализировать возникающие сложности или отклонения от плана. Алексей Бояршинов, основатель Corada Consulting, рассказал в авторской колонке портала Biz360.ru о том, как определить действительно приоритетные направления деятельности и зоны контроля и как достичь заявленных результатов.

Досье

Алексей Бояршинов – 42 года, предприниматель из Москвы, основатель и директор Corada Consulting. Окончила Московский Государственный Технический Университет. Баумана по специальности «Программное обеспечение и информационные технологии». После окончания института работал в отделе автоматизации бухгалтерского учета бухгалтерской фирмы, затем в крупном алкогольном холдинге. Он оставил свою работу в 2010 году и основал Corada Consulting, которая специализируется на бухгалтерском учете и автоматизации бизнес-процессов.

Сложные планы

Я живу по плану. Я считаю, что лидерская работа невозможна без плана (на месяц, неделю, день). Планирование – это управление хаосом вокруг вас. Что будет, если вы не планируете свой рабочий день? Все это время он обязательно будет чем-то занят. Задачи найдутся: письма, звонки, сообщения, вопросы коллег, клиентов.

Но какую пользу вы принесете себе и организации сегодня? В конце концов, можете ли вы подвести итоги и сказать себе: «Да, я проделал отличную работу, и мы продвинулись к нашим целям»? Вряд ли.

Когда вы составляете план на неделю или день, вы должны выбрать и занести в «жесткий календарь» те действия, которые приблизят вас к вашим целям. То есть должны быть цели. После того, как вы спланировали свою неделю на основе своих целей (проверив свои цели и фокус, вы задались вопросом, стоит ли заниматься тем, чем вы собираетесь заниматься прямо сейчас). Тогда вы каждый день «съедаете» задания из своего списка, набирая максимальную скорость и не отвлекаясь от размышлений о смысле жизни.

  • В программе должны быть сильные стороны: встречи и задачи. Не только клиентов, но и наших: показатели мониторинга, встречи с сотрудниками, девелоперские проекты и так далее.
Читайте также:  11 бизнес-идей для стрит-фуда

неправильно «сжимать» свое расписание так, чтобы каждый день рассчитывался с точностью до пяти минут. Придерживаться такой программы нереально: одна встреча вместо часа длилась полтора часа, а кто-то не пришел от другой и был отменен. Или случилось что-то неожиданное, требующее вашего внимания и участия. Сколько времени «потратить» на работу по дому, а сколько оставить на непредвиденные обстоятельства? Однозначного ответа нет, тут надо попробовать.

Каждое воскресенье вечером я просматриваю весь список дел на моем автомобиле, а также мероприятия и встречи, уже запланированные на следующую неделю. Я организовываю их в течение дня, оставляя время для неожиданных изменений. Каждый день у меня два-три часа отдыха, остальное запланировано.

Области контроля

Чтобы контролировать наиболее важные аспекты деятельности своей компании, его владельцу или руководителю необходимо понимать, какие аспекты являются наиболее важными. Думаю об этом.

Технически контролировать что-либо – не проблема. Скорее всего, у наемного предпринимателя или менеджера есть все необходимые для этого инструменты и данные для принятия решений. Или он может взять их.

  • Главный вопрос – что именно нужно проверять. Какие конкретные числа, показатели и данные – в конкретном отделе или компании – достаточно важны, чтобы смотреть на них каждый день и думать о них каждый день?

Может быть, ваш ответ очевиден: выручка, маржа, чистая прибыль. Кто-то со степенью MBA или просто более продвинутый ответил «EBITDA» или что-то в этом роде. Но это ведь все «запаздывающие индикаторы»? Они отражают ваши прошлые успехи. Когда-то – месяц или два назад – вы принимали решения, работали и теперь получили прибыль. Но на какие показатели нужно смотреть сегодня, чтобы понять размер прибыли / маржи / выручки через месяц или два? Это самая сложная часть вопроса.

Читайте также:  Цветы

задача менеджера – определить, ЧТО важно для компании или отдела контролировать, разработать механизмы контроля, осуществлять этот контроль и принимать решения в случае ухудшения результатов деятельности.

Я бы никому не делегировал эту работу (если только я не хочу назначить кого-то менеджером вместо себя). Итак, 80% ваших усилий должно быть направлено на то, что вам нужно контролировать. И только 20% на то, как технически проверить.

Отметьте показатели, которые вы определили как наиболее важные, внесите их в свой рабочий календарь. Сделайте это своей повседневной задачей или выполняйте ее каждые два-три дня.

Моя компания «Корада» ведет проектную деятельность, и мы считаем выполнение основных этапов одним из важных ключевых показателей. То есть, если для завершения следующей фазы проекта и получения оплаты от клиента необходимо пройти двадцать этапов, и сейчас мы находимся только на десятом – с большой долей вероятности мы «на полпути к деньгам». «Это работает, если вехи расставлены правильно. Я проверяю фактический план на основные этапы каждый день в контексте проектов и фаз.

Как следить за ходом занятий

Помимо показателей, отражающих результативность команды и компании в прошлом и сейчас, есть мероприятия, которые необходимо завершить в ближайшем будущем. Чтобы контролировать достижение запланированных результатов, должны быть планы. Кроме того, они очень конкретны, с задачами, которые необходимо выполнить, и с результатами, которых необходимо достичь.

Допустим, у нас с коллегой есть план, как он будет расти в течение шести месяцев: какие задачи он научится выполнять, какое обучение будет проходить и какие сертификаты получит. Сложно ли в этом случае следить за достижением результата? Нет. Вы можете встречаться, например, каждые две недели или ежемесячно. Возьмите составленный план и проверьте, все ли поставленные задачи выполнены. Достигнуты ли показатели? Здесь главное – цель, четкий план, промежуточные цели и регулярность работы.

Читайте также:  Бухгалтерские ошибки малого бизнеса, которые надо избегать

Концентрация на поставленных задачах в нашей компании достигается через координацию (периодические плановые встречи с заранее определенным списком участников, задачами и планом мероприятия). Например, финансовое согласование происходит в понедельник утром. В нем принимают участие менеджеры и бухгалтер. То есть все те сотрудники, которые участвуют в приеме платежей от клиентов.

По этому согласованию открываем доходную часть бюджета. Каждый из руководителей рассказывает о том, какие выплаты он планирует получить на следующей неделе и какие ключевые задачи они будут для этого выполнять. Это еженедельный сбор платежей. И так далее.

  • Правильно организованная встреча занимает 15-30 минут, и на нее приходят только те, кто в ней нуждается. Такие встречи помогают синхронизироваться по разным вопросам: проектам, офисным делам, финансам и так далее

Отслеживать свою деятельность легко. Для этого каждый из них должен оставить на вас какой-то след. Нельзя просто оставить задачу исполнителю и забыть о ней. Чем тщательнее и регулярно вы проверяете выполнение поставленных задач, тем больше вероятность их выполнения. Это волшебство.

Если ваши сотрудники уверены, что после назначения им задачи вы запросите результат в указанные сроки, задача, скорее всего, будет выполнена. Когда ваши сотрудники знают, что вы забываете примерно половину задач, будут ли они серьезно относиться к вашим заданиям и срокам?

Все идет по плану: как поддерживать команду в тонусе при сохранении личной и общей эффективности

По материалам biz360

Рейтинг
( Пока оценок нет )
pitovaxi/ автор статьи
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Идеи малого бизнеса
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: