Всё – в порядке: как автоматизация помогла ускорить финансовый учёт и оптимизировать документооборот

Кейс от группы компаний «Информтехника»

IT-инструменты, которые использует Денис Локостов

  • 1С: ERP
  • 1с бухгалтерский учет
  • Trello
  • Увеличить

В процессе роста многие компании сталкиваются с тем, что отдельные бизнес-процессы начинают требовать все больше времени и ресурсов, а отчетность разных отделов превращается в несистемный кладезь информации, с которой сложно работать. Такое положение дел несет в себе определенные риски для бизнеса. Денис Локостов, финансовый директор группы компаний «Информтехника», рассказал о том, как автоматизация помогла ускорить финансовый учет и упростить документооборот.

Досье

Денис Локостов – Финансовый директор Группы компаний Информтехника (Москва). Окончил Ярославское высшее военно-финансовое училище. Опыт работы в области экономики и финансов предприятий радиоэлектронной промышленности и машиностроения – более 20 лет. «Информтехника» – разработчик и производитель современных средств связи, среди клиентов компании – компании «РЖД», «Росатом», «Росэнергоатом» и многие компании нефтегазового сектора.

Потому что автоматизация была нужна

Цена на госзаказ формируется на основании материалов расчета и расчета. Под этим термином мы понимаем целый пакет документов: сметы и реквизиты затрат, протоколы. Мы производим многие из этих материалов.

Как-то посчитали: если по каждому материалу распечатать документы за год на бумаге формата А4 и сложить их вместе, то можно обвести три с половиной Садового кольца. Мы собираем огромное количество информации и разрабатываем огромное количество документов для обоснования цены.

Необходима автоматизация, чтобы упростить этот процесс и свести к минимуму количество операций, выполняемых человеком. Мы решили внедрить систему «1С: ERP».

Проблема: зоопарк систем

В нашей группе компаний работал комплекс различных информационных систем. Мы использовали отдельный продукт для каждой функции. Всего их было пять. В результате возникли трудности с отбором информации. Чтобы получить это, вам сначала нужно было получить данные из одного источника, затем из другого, а затем собрать все это воедино.

Информация оперативного учета циркулировала в его базе, где были построены производственный учет и складская логистика. Была база данных налогового учета, куда загружались оперативные данные. После обработки на основании были сформированы бухгалтерский и налоговый учет. Рабочий процесс выполнялся на третьей базе. Между ним и другими источниками больше не было никакой интеграции.

К изменению нас подтолкнули требования регулятора по детальному раздельному учету и ценообразованию по госзаказу. Раздельный учет требует расшифровки стоимости продукции во всех деталях, вплоть до каждого винта и гайки, – когда, что было куплено, за какие деньги. А главное, все это нужно делать быстро и качественно.

Выбор подрядчика: предыстория

Сначала мы выбрали подрядчика. Мы руководствовались предысторией: мы искали опытных специалистов по автоматизации на промышленных предприятиях, которые ведут раздельный хозрасчет.

Читайте также:  Как открыть кафе без бюджета

Изучили рейтинги «1С». На сайте компании есть рейтинги для аффилированных лиц, в которых они могут быть ранжированы на основе опыта в определенных областях. Нас интересовали навыки внедрения «1С: ERP» в крупных промышленных компаниях. Выбран из числа лидеров.

Выбор был между тремя топ-10 франчайзи. Мы изучили проекты, которые выполняли эти компании, пообщались с заказчиками, посмотрели результат. В итоге выставочный центр «Раздолье» был выбран по соотношению цена / качество».

Этапы реализации

Весь проект автоматизации можно разделить на три основных этапа, на которые у нас ушло около полутора лет, и еще один.

1. Обзор бизнес-процессов компании и функциональное моделирование. Подрядчик опросил все отделы и на основе определенного количества наших данных создал рабочую модель. Мы убедились в ее целесообразности и решили ее реализовать. Продолжительность стажировки составила около четырех месяцев.

2. Пробный пуск. Этот этап был самым сложным с технической точки зрения. На этом этапе подрядчики адаптировали систему, в которой мы не смогли удовлетворить наши требования по автоматизации процессов стандартной функциональностью.

Затем мы передали основную нормативную и справочную информацию и начальные балансы по всем разделам операционного и финансового учета. Наконец, во время тестовой операции мы одновременно вели записи в новой и старой базе данных и сравнивали результаты, чтобы убедиться, что новая система работает правильно. Этот этап длился около восьми месяцев.

3. Промышленная эксплуатация. После проверки функционирования новой системы мы отказались от работы в старых системах и полностью перешли на новый продукт. Этот этап длился около пяти месяцев.

4. Запаситесь. Отдельный этап можно назвать поддержкой, который продлится еще восемь месяцев. Компания-подрядчик больше не работает постоянно над проектом, но продолжает отслеживать работу системы и консультировать пользователей и наших ИТ-специалистов.

Все сотрудники на момент внедрения уже работали в программах 1С. То есть нам не пришлось учить людей с нуля. Они понимали структуру данных, что делать и как это делать. Но людям, конечно, приходилось мириться с нюансами и деталями.

Для обучения сотрудников мы создали базу знаний в среде 1С: ERP. Он собрал все необходимые инструкции и основную информацию по разным типам документов. Это делает сортировку и поиск удобными. Сейчас мы используем этот фундамент для обучения новых сотрудников. Например, человек открывает документ, который нужно заполнить. Непосредственно из этого документа можно вызвать базу знаний, просмотреть справочную информацию и даже видеоинструкции по заполнению.

Читайте также:  Пончики как выгодный фаст-фуд

Результат n. 1: все данные в одном месте

Раньше для электронного документооборота мы использовали домашнюю разработку, которая не была интегрирована с нашими продуктами 1С. Данные из этих программ не вводились автоматически в электронный документооборот. Теоретически их можно было бы интегрировать, но это было бы слишком дорого и трудозатратно.

Допустим, вам нужен документ на конкретного контрагента. Сначала нужно было найти аналог в бухгалтерской программе, посмотреть на него все необходимые данные. Затем перейдите в систему управления документами, снова найдите тот же аналог и отсканируйте нужный документ.

Теперь модуль управления документами органично интегрирован с базой данных 1С: ERP в системе. Я просто захожу в каталог подрядчиков внутри системы, нахожу то, что мне нужно, и сразу вижу там все документы. Данные доступны в окне. Поиск стал примерно в два раза быстрее.

Результат n. 2: закрытие финансовой отчетности

Компания изменила порядок закрытия месячной финансовой отчетности. Раньше мы вели оперативный учет в 1С. Бухгалтерия тоже велась в 1С, но в другом продукте. У нас были правила обработки и интеграции основ оперативного и налогового (регулируемого) учета. Документы сначала нужно было загрузить в бухгалтерскую программу, а там уже нужно было закрыть месяц.

Теперь все данные в одной системе. Коммерческую эксплуатацию внедряют специалисты сервиса, в котором она представлена. Он сразу же отражается в регламентированном учете и поступает в бухгалтерию, где проверяется правильность вводимых аналитиками и учетных записей.

Бухгалтеры указывают в системе, что получили оригиналы документов, проверяют наличие отсканированных оригиналов в базе и ставят галочку, после чего документ блокируется для редактирования.

Внутри нашей группы мы разработали регламент с жесткими сроками и четким порядком действий для подразделений, чтобы ускорить процесс закрытия месяца и расчета финансового результата.

Теперь месяц закрывается через две недели. По этой причине мы быстрее принимаем управленческие решения. Вы можете еще больше ускорить этот процесс. Вероятно, мы сделаем это в будущем.

Результат n. 3: упрощенные процессы

Предположим, сотруднику необходимо произвести расчет стоимости заказа. Раньше ему приходилось загружать данные, например, о ценах на комплектующие из базы данных в Excel и там все рассчитывать. Затем вернитесь в базу данных и сгенерируйте там документацию на основе полученных данных.

В новой системе есть механизмы, позволяющие формировать цену на лету. Поступает заказ и формируется плановая смета на основе спецификации ресурса. В результате получается документ, из которого формируется цена. Учитываются затраты (сколько мы потратим на выполнение заказа), доходность и т.д.

Читайте также:  Как открыть детское кафе с нуля

Теперь все эти «побочные» функции, которые раньше выполнялись вручную или в Excel, выполняются внутри системы. Эти задачи выполняются во много раз быстрее.

Все рутинные операции перенесены по системе. Например, на рабочей станции управления закупками вы можете отслеживать статус заказа поставщика, транспортировку и поступление товаров на склад – все функции собраны в одном месте.

Есть должности «менеджер по закупкам» и «менеджер по продажам». Эти места были и раньше, но мы сделали их более удобными и функциональными.

Поставщик на своем рабочем экране в интерактивном режиме получает информацию о том, что нужно сделать для выполнения заказа. В окне программы сразу видно, какие запчасти сейчас есть на складе, что нужно закупить, каковы сроки доставки и т.д. Раньше сотруднику приходилось открывать несколько журналов и искать в них нужные данные.

Результат n. 4: сокращение бумажной работы

При реализации проекта мы воспользовались моментом и «вытащили» процессы компании, ранее выполнявшиеся в бумажной форме, в электронный документооборот.

Например, переговоры о призах. У разных подразделений нашей компании разные системы мотивации. Раньше все необходимые расчеты распечатывались, документы передавались из рук в руки: ответственные сотрудники проверяли номера, менеджеры утверждали и так далее

У нас в «1С: ERP» появились особые бизнес-процессы: сотрудники получают задания на окончательное согласование, там проверяют расчеты.

Другой пример – рекрутинг. Заявка на отбор оформляется в системе, резюме загружаются в программу и мы работаем с кандидатами на одном месте. Процесс не документирован.

Оформление документов сведено к минимуму. Но прежде всего мы ценим сэкономленное время: скорость некоторых процессов увеличивается вдвое.

Результат n. 5: мобильное приложение

Еще пользуемся мобильным приложением – в нем все, что есть в программе.

Теперь вам не нужно сидеть за компьютером для выполнения срочных задач. Если мне нужно, например, согласовать запрос стоимости или контракт, я могу сделать это вне офиса. В смартфоне есть все необходимое.

Резюме

Внедрение «1С: ERP» позволило снизить затраты и трудозатраты. Мы получаем управленческие отчеты вдвое быстрее. Операционные документы не нужно переносить между системами – все необходимые материалы находятся в одном месте и могут быть немедленно проанализированы.

Мы все еще находимся в процессе изменений. Думаю, этого хватит на год. Сейчас мы рассматриваем и анализируем новые возможности программы. Таким образом, в системе есть цифровой сервис Smartway: это электронная интеграция с агрегатором, который предоставляет услуги по покупке билетов, бронированию и т.д. Все дело в архитектуре, и мы можем добавлять новые функции.

Источник: GD.ru.

Все в порядке - как автоматизация помогла ускорить финансовый учет и упростить документооборот

По материалам biz360

Рейтинг
( Пока оценок нет )
pitovaxi/ автор статьи
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Идеи малого бизнеса
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: