Устранить бардак: как упорядочить документооборот в компании

Рекомендации Филиппа Широва

IT-инструменты, которые использует Филипп Щиров

  • Трелло
  • Асана
  • Увеличить

Несбалансированные и нерегламентированные процессы работы с документами тянут на дно даже самые успешные компании. Если продуктивность ваших сотрудников снижается из-за копания в бумажной волоките, согласований во внутренних чатах или переписки по работе в мессенджерах, стоит задуматься об оптимизации рабочего процесса. Филипп Широв, соучредитель сервиса «Альтап», рассказал Biz360.ru о том, как упростить документооборот в компании.

Досье

Филипп Широв — предприниматель из Нижнего Новгорода, соучредитель сервиса облачной автоматизации на базе 1С Альтап. Специалист по электронному документообороту.

Почему стоит задуматься об оптимизации документооборота

Сегодня инструменты для обмена важной бизнес-информацией меняются. Сейчас эта тема не столько о работе с бумажными документами, сколько об электронном документообороте (ЭДО) — оцифровке документов и обмене ими через интернет.

Оптимизация рабочего процесса может отпугнуть многие компании своей «сложностью». Но решиться на переход на ЭДО гораздо проще, если знать о двух основных, но не очевидных практических преимуществах такого документооборота, помимо простого удобства хранения и работы с документами:

  • во-первых, вам гарантирована оплата при постоплатных услугах;

  • во-вторых, ваша бухгалтерия сможет вести правильный учет.

Давайте рассмотрим каждый из них более подробно.

Гарантированный платёж при оказании услуг по постоплате

Трудно доказать, что вы выполнили свою часть обязательств, если вы работаете с задолженностью и не успели подписать закрывающие документы: счета-фактуры, накладные, акты сверки, выполненные работы, счета-фактуры, заказы. И в случае конфликта первое, что потребует суд, это документы, подтверждающие сделку.

Из-за того, что процесс оформления документов обычно растягивается во времени, у вас может не оказаться необходимых документов для суда. Например, контрагент не смог подписать оригиналы, или бумаги были утеряны в процессе доставки. В результате, обратившись в суд, вы не сможете подтвердить совершение сделки. Электронный документооборот (ЭДО) поможет избежать такой ситуации – с его помощью можно быстро подписывать документы и заключать сделки.

Читайте также:  Бизнес по выращиванию кукурузы

Устраняем беспорядок: как упорядочить рабочий процесс в компании

Бухгалтерия сможет вести корректный учёт

Раз в квартал бухгалтерия должна закрывать налоговый период, то есть решать, какую сумму налога вы должны заплатить. По закону бухгалтер может учитывать только закрытые сделки: те, по которым у компании есть полный комплект закрывающих документов. В этой ситуации сделка считается завершенной: услугу или товар получает заказчик, а деньги получает исполнитель.

Исходя из нашего опыта и опыта наших коллег, можно сказать, что при бумажном документообороте более половины сделок не завершаются, так как большая часть документов не успевает вернуться в компанию от контрагентов.

При отсутствии подписанных документов бухгалтерия может принять операции к бухгалтерскому учету на свой страх и риск. Но тогда первая же налоговая проверка выявит нарушение: за каждую сделку, заключенную не по правилам, придется платить дополнительный налог.

Устраняем беспорядок: как упорядочить рабочий процесс в компании

Что можно оптимизировать в рабочем процессе компании

Прежде всего, руководитель должен учитывать два типа рабочего процесса, которые могут потребовать оптимизации.

Внутренний документооборот

Внутренний документооборот касается всей жизни компании: от создания продукта до управления командой. Этот обмен документами включает в себя ряд ЭДО – КЕДО, кадрового документооборота, которые используются для решения различных задач. Обмен данными KEDO необходим, например, если нужно оповестить членов команды об отсутствии кого-то из коллег. Предварительное уведомление необходимо для перераспределения задач и определения приоритетности их срочности.

Персональный электронный документооборот – спасение для компаний, где много «удаленщиков». Если у работника нет возможности лично посетить офис и получить документ на руки, руководитель может передать документ подчиненному с помощью онлайн-платформы. На такой платформе у каждого сотрудника есть личный кабинет с доступом через браузер или мобильное приложение.

Однако необходимо помнить, что не все бумаги можно передать через систему КЕДО. Так, согласно ТК РФ, трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, действия о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении и журналы учета техники безопасности должны быть подписаны работником в бумажном виде. Также при приеме на работу соискателя необходимо заключить договор на использование КЕДО в бумажной форме. Такой договор заключается один раз, и для этого необходимо оформить электронную подпись.

Читайте также:  Выращивание и продажа аквариумных растений

Внешний документооборот

Внешний документооборот организуется между компанией, ее контрагентами и клиентами. В ходе такого обмена документами устанавливаются договоренности, уточняются детали заказа, осуществляется контроль за оказанием услуг.

Для оптимизации внешнего документооборота необходимо организовать его через систему ЭДО – в нашей компании это 1С-ЭДО. Такая система позволяет компаниям обмениваться любыми сопроводительными документами.

Системы электронного документооборота универсальны: они подходят как для малого бизнеса с небольшим объемом документооборота, так и для средних и крупных предприятий, где документооборот насчитывает сотни комплектов в месяц.

Большинство сервисов имеют возможность интеграции с внешними приложениями — это удобно, так как каждый исполнитель может вести учет в разных системах. Еще одно удобство систем ЭДО: в сервисах можно просто начать обмен документами с другими организациями — достаточно отправить им приглашение и дождаться ответа.

Вместо вывода

Не бойтесь цифровизации бизнес-процессов — она постепенно становится неотъемлемой частью настоящего и ближайшего будущего любого современного бизнеса. Переход с бумажного документооборота на ЭДО помогает компании оптимизировать обмен документами — в частности, дает возможность поддерживать документацию в порядке и фиксировать договоренности с сотрудниками, подрядчиками и заказчиками.

Оптимизация документооборота помогает предотвратить и разрешить возможные конфликты, что делает коммуникацию участников рабочих и деловых отношений понятной, оперативной и прозрачной.

Предприниматель должен различать ЭДО и ЭДО – юридически значимый и юридически (не)значимый документооборот. Документы, передаваемые посредством ЭДО, имеют юридическую силу, так как скрепляются электронными подписями. В то время как EDI представляет собой систему обмена деловой информацией. Например, даже письменное заверение в том, что документооборот по электронной почте действителен, не поможет доказать правомерность сделки в суде.

Устраняем беспорядок: как упорядочить рабочий процесс в компании

Предоставлено biz360

Рейтинг
( Пока оценок нет )
pitovaxi/ автор статьи
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Идеи малого бизнеса
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: